Jakie są różne style komunikacji biznesowej?
Komunikacja biznesowa jest szerokim kontekstem obejmującym sposób, w jaki firma prezentuje się wewnętrznie i zewnętrznie oraz przekazuje swój komunikat konsumentom. Składa się zarówno z komunikacji werbalnej, jak i pisemnej, ale to część zachodząca na piśmie determinuje styl firmy i wizerunek publiczny. Zasadniczo firma może wybierać style komunikacji biznesowej, które obejmują formalne, swobodne i potoczne sposoby adresowania.
Firmy często podejmują strategiczne decyzje dotyczące stylów komunikacji biznesowej, których pracownicy mogą używać do realizacji różnych zadań. Uzasadnione jest stwierdzenie, że jeśli firma nie zajmie proaktywnego stanowiska w sprawie stylu komunikacji biznesowej, istnieje większe prawdopodobieństwo wystąpienia poważnych problemów z powodu niewłaściwej komunikacji. Niektóre firmy mają bardzo wyrafinowany plan komunikacji, który szczegółowo opisuje podejście i ton wszystkich rodzajów komunikacji. Inne o mniejszych budżetach przełamują styl komunikacji na podejście wewnętrzne i zewnętrzne.
Komunikacja wewnętrzna jest bardziej nieformalna lub nieformalna. Firma zazwyczaj zabrania pewnych rodzajów języka lub zachowań, ale ma tendencję do łagodzenia formalnych zasad komunikacji między pracownikami. Oznacza to, że pracownik niekoniecznie musi martwić się stylem pisania, wysyłając wiadomość e-mail do kolegi. Jego korespondencja może być przyjaźniejsza i wykorzystywać potoczne.
Często rozróżnia się poziomą i pionową komunikację wewnętrzną. Style adresu, które mogą być odpowiednie między dwoma pracownikami zajmującymi to samo stanowisko, mogą być nieodpowiednie w komunikacji między pracownikiem a szefem. Dlatego wewnętrzna komunikacja biznesowa często może być swobodna, z pewnymi zdroworozsądkowymi parametrami.
Komunikacja zewnętrzna najczęściej identyfikuje style komunikacji biznesowej dla każdego rodzaju interakcji biznesowych z podmiotami zewnętrznymi. Na przykład firma może poinstruować swoich pracowników, aby komunikowali się z obecnymi i potencjalnymi klientami w formalny sposób. Oznaczałoby to zwracanie się do osób według tytułu i nazwiska, nawet jeśli korespondencja odbywa się na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Podobnie firma może wprowadzić formalny styl w pisemnych raportach, takich jak raport roczny spółki dla akcjonariuszy. Zapobiega to zbytniej przyjaźni pracowników z osobami z zewnątrz lub ujawnianiu nieodpowiednich informacji podczas żartowania. W rzeczywistości domyślny styl komunikacji dla większości firm jest formalny, ponieważ trudniej jest popełnić błąd, obserwując pewien dystans w komunikacji z osobami trzecimi.
Firmy, które umożliwiają nieformalne, swobodne lub potoczne style komunikacji biznesowej z podmiotami zewnętrznymi, zwykle ograniczają zezwolenie na marketing. Jeśli dział marketingu chce pozycjonować produkt w określony sposób lub opracuje komunikat, który według firmy powinien mieć przyjazny ton, stosowane są te style. Mniej formalne style komunikacji biznesowej są zwykle odpowiednie tylko w innych kontekstach zewnętrznych, gdy istnieją bardzo bliskie relacje między pracownikiem a osobą trzecią, co gwarantuje bardziej swobodny styl komunikacji.