Vilka är de olika stilarna för företagskommunikation?
Företagskommunikation är ett brett sammanhang som inkluderar hur ett företag presenterar sig internt och externt och får sitt budskap till konsumenterna. Den är sammansatt av både muntlig och skriftlig kommunikation, men det är den del som sker i skrift som avgör ett företags stil och allmän image. I allmänhet kan ett företag välja stilar för affärskommunikation som innehåller formella, avslappnade och kollokala adressformer.
Företag tar ofta strategiska beslut angående stilarna för företagskommunikation som anställda kan använda för att utföra olika uppgifter. Det är rimligt att säga att om ett företag inte tar en proaktiv inställning till affärskommunikationsstil är det mer troligt att det uppstår allvarliga problem på grund av felkommunikation. Vissa företag har en mycket sofistikerad kommunikationsplan som beskriver tillvägagångssätt och ton för alla typer av kommunikation. Andra med mindre budgetar tenderar att dela kommunikationsstil i interna och externa tillvägagångssätt.
Interna kommunikationer är mer benägna att vara informella eller avslappnade. Ett företag förbjuder vanligtvis vissa typer av språk eller beteende men tenderar att slappna av formella kommunikationsregler mellan anställda. Detta innebär att en anställd inte nödvändigtvis behöver oroa sig för skrivstil när han skickar ett e-postmeddelande till en kollega. Hans korrespondens kan vara vänligare och använda samtalskriterier.
En åtskillnad återstår ofta mellan horisontell och vertikal intern kommunikation. Adressstilar som kan vara lämpliga mellan två anställda som innehar samma befattning kan vara olämpliga i en kommunikation från en anställd till sin chef. Så intern affärskommunikation kan ofta vara avslappnad, med vissa anständiga parametrar för anständighet.
Extern kommunikation har ofta stilar av affärskommunikation identifierade för varje typ av affärsinteraktion med externa parter. Till exempel kan ett företag instruera sina anställda att kommunicera med nuvarande och potentiella kunder i en formell stil. Detta skulle innebära att man adresserar personer efter titel och efternamn, även om korrespondensen är till exempel via e-post.
På samma sätt kan ett företag föreskriva en formell stil i skriftliga rapporter, till exempel företagets årsrapport till aktieägarna. Detta förhindrar att anställda blir för vänliga med externa parter eller avslöjar olämplig information när de skämt. Faktum är att standardkommunikationsstil för de flesta företag är formell, eftersom det är svårare att gå fel genom att observera ett visst avstånd i kommunikation med tredje part.
Företag som tillåter informella, avslappnade eller kollokala stilar för affärskommunikation med externa parter begränsar vanligtvis tillståndet till marknadsföring. Om marknadsavdelningen vill placera en produkt på ett visst sätt, eller skickar ett meddelande om att företaget anser borde ha en vänlig ton, används dessa stilar. Mindre formella stilar för affärskommunikation är vanligtvis endast lämpliga i andra externa sammanhang när det finns en mycket nära relation mellan anställd och tredje part som garanterar en mer avslappnad kommunikationsstil.