Was sind die verschiedenen Stile der Geschäftskommunikation?

Unternehmenskommunikation ist ein weit gefasster Kontext, der die Art und Weise umfasst, wie sich ein Unternehmen intern und extern präsentiert und seine Botschaft an die Verbraucher weitergibt. Es besteht sowohl aus mündlicher als auch schriftlicher Kommunikation, aber es ist der Teil, der schriftlich stattfindet und den Stil und das öffentliche Image eines Unternehmens bestimmt. Im Allgemeinen kann ein Unternehmen Geschäftskommunikationsstile auswählen, die formelle, zufällige und umgangssprachliche Anreden beinhalten.

Unternehmen treffen häufig strategische Entscheidungen in Bezug auf die Stile der Geschäftskommunikation, mit denen Mitarbeiter verschiedene Aufgaben erfüllen können. Es ist vernünftig zu sagen, dass, wenn ein Unternehmen keine proaktive Haltung zum Geschäftskommunikationsstil einnimmt, es wahrscheinlicher ist, dass aufgrund von Missverständnissen ernsthafte Probleme auftreten. Einige Unternehmen haben einen sehr ausgeklügelten Kommunikationsplan, der den Ansatz und den Ton für alle Arten von Kommunikation detailliert beschreibt. Andere mit kleineren Budgets neigen dazu, den Kommunikationsstil in interne und externe Ansätze zu unterteilen.

Interne Kommunikationen sind eher informell oder ungezwungen. Ein Unternehmen verbietet normalerweise bestimmte Arten von Sprache oder Verhalten, lockert jedoch tendenziell die formalen Kommunikationsregeln zwischen Mitarbeitern. Dies bedeutet, dass sich ein Mitarbeiter beim Senden einer E-Mail an einen Kollegen nicht unbedingt um den Schreibstil kümmern muss. Seine Korrespondenz kann freundlicher sein und Umgangssprachen verwenden.

Oft bleibt eine Unterscheidung zwischen horizontaler und vertikaler interner Kommunikation. Mögliche Anreden zwischen zwei Mitarbeitern, die dieselbe Position innehaben, können in einer Mitteilung eines Mitarbeiters an seinen Chef unangemessen sein. Interne Geschäftskommunikation kann daher mit bestimmten vernünftigen Parametern der Angemessenheit häufig beiläufig sein.

In der externen Kommunikation werden meistens Stile der Geschäftskommunikation für jede Art der Geschäftsinteraktion mit externen Parteien identifiziert. Beispielsweise kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter anweisen, formell mit aktuellen und potenziellen Kunden zu kommunizieren. Dies würde bedeuten, Personen nach Titel und Nachname anzusprechen, auch wenn die Korrespondenz beispielsweise per E-Mail erfolgt.

Ebenso kann ein Unternehmen in schriftlichen Berichten, wie dem Jahresbericht des Unternehmens an die Aktionäre, einen formellen Stil vorschreiben. Dies verhindert, dass Mitarbeiter zu freundlich mit externen Parteien werden oder unangemessene Informationen preisgeben, während sie herumalbern. Tatsächlich ist der Standard-Kommunikationsstil für die meisten Unternehmen formal, da es schwieriger ist, Fehler zu machen, wenn bei der Kommunikation mit Dritten eine gewisse Distanz eingehalten wird.

Unternehmen, die informelle, gelegentliche oder umgangssprachliche Arten der Geschäftskommunikation mit externen Parteien zulassen, schränken normalerweise die Erlaubnis zum Marketing ein. Wenn die Marketingabteilung ein Produkt auf eine bestimmte Weise positionieren oder eine Botschaft verfassen möchte, die nach Ansicht des Unternehmens einen freundlichen Ton haben sollte, werden diese Stile verwendet. Weniger formale Stile der Geschäftskommunikation sind normalerweise nur in anderen externen Kontexten angemessen, wenn eine sehr enge Beziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem Dritten besteht, die einen entspannteren Kommunikationsstil rechtfertigt.