Jakie są różne techniki zarządzania zapasami?
Dwa podstawowe typy technik zarządzania zapasami są powszechne w biznesie: okresowe i wieczyste. Techniki te wynikają z metody rachunkowości stosowanej do śledzenia zapasów. Firmy zbudują następnie różnego rodzaju zadania lub działania, które wykorzystują podstawową teorię tych systemów do śledzenia i utrzymywania zapasów. System okresowy jest łatwiejszy w przypadku towarów, które często się przemieszczają i są w większości jednorodne. Stałe systemy magazynowe śledzą towary po każdym zakupie, sprzedaży lub dostosowaniu. Prowadzenie ciągłej inwentaryzacji zwykle nie jest konieczne w przypadku techniki ciągłego zarządzania inwentarzem.
Firmy powinny wymienić swoje zasady dotyczące zapasów w instrukcjach dla kierowników działów, którzy nadzorują zapasy. Właściciele i kadra kierownicza często wybierają system okresowy lub ciągły i tworzą procedury dla systemu zapasów. Dla większości firm zapasy stanowią drugi co do wielkości wydatek pracowników. Ręczne i wewnętrzne kontrole technik zarządzania zapasami są konieczne, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy przestrzegają ustalonych procedur podczas tego procesu biznesowego. Okresowe systemy inwentaryzacji zazwyczaj wymagają mniej instrukcji ze względu na pracę rozłożoną na kilka miesięcy lub co kwartał, co pozwala na mniej wymagań w zakresie zarządzania zapasami.
W przypadku technik okresowego zarządzania zapasami firmy będą liczyć i dostosowywać zapasy co najmniej raz na kwartał. W wolnych miesiącach kwartału księgowi firmy po prostu wprowadzają korekty w dolarach w księdze rachunkowej. Korekty te uwzględniają początkowe saldo zapasów, dodają miesięczne zakupy, odejmują miesięczną sprzedaż oraz dodają lub odejmują korekty, aby utworzyć wartość dolara do raportowania. Pod koniec kwartału firma przeprowadzi inwentaryzację fizyczną i uzgodni inwentaryzację fizyczną z liczbą w księdze rachunkowej. Tego rodzaju techniki zarządzania zapasami są często mniej pracochłonne, ale także mniej niezawodne. Firmy mogą również doświadczyć wyższych korekt związanych z towarami zepsutymi, zagubionymi, skradzionymi lub uszkodzonymi.
Techniki ciągłego zarządzania zapasami wymagają więcej pracy, ale są również bardziej niezawodne. Skomputeryzowany program dostosuje główne konto zapasów firmy do każdego ruchu w każdym miesiącu. Zamiast kwartalnego spisu inwentarza z natury, firmy stosujące techniki ciągłego zarządzania zapasami mogą przenieść to uciążliwe zadanie do projektu rocznego. Aby zachować zgodność z rządowymi wymogami dotyczącymi zapasów, firmy mogą potrzebować przeprowadzać cotygodniowe liczenia cykli, aby udowodnić, że nie zgłaszają nieprawidłowych kwot zapasów. Wiele samorządów lokalnych i stanowych nakłada podatek na niesprzedane zapasy; wymaga to od firmy posiadania dokładnej techniki, aby uniknąć płacenia zbyt dużych podatków.