Jakie są różne rodzaje procedur inwentaryzacji?

Istnieją dwa podstawowe rodzaje procedur inwentaryzacyjnych - wieczyste i okresowe - stosowane do śledzenia rzeczywistej ilości produktów, które firma ma pod ręką. Wybór procedury, która działa dla konkretnej firmy, jest kluczowy, ponieważ konta zapasów dla wszystkich produktów, które może sprzedawać. Może to być jeden z największych wydatków dla firmy i jeden z najtrudniejszych do zarządzania.

Potrzebne są dokładne i aktualne informacje o zapasach, aby określić konkurencyjną cenę sprzedaży produktów, a także zaplanować zakup lub produkcję nowych produktów w miejsce tych, które zostały już sprzedane. Dwa podstawowe typy procedur inwentaryzacyjnych mogą być niezbędne do zarządzania tym.

Procedury inwentaryzacji wieczystej często wykorzystują sprzęt skanujący w punkcie sprzedaży, który umożliwia firmie rejestrowanie transakcji w czasie rzeczywistym. Tego rodzaju procedury inwentaryzacyjne zazwyczaj zapewniają bardzo szczegółowy zapis każdej sprzedaży, która ma miejsce. Ten rodzaj procedury inwentaryzacji umożliwia śledzenie tysięcy transakcji w ciągu jednego dnia roboczego. Chociaż wieczyste procedury inwentaryzacji zazwyczaj wymagają większych inwestycji początkowych, oferowana przez nie zwiększona wydajność może często prowadzić do większych zysków.

Najnowsze dane, które zapewniają procedury ciągłej inwentaryzacji, pozwalają menedżerom monitorować poziomy dostaw produktów i zamawiać dodatkowe zapasy w razie potrzeby. Może także pomóc firmom detalicznym ustalić, które produkty dobrze się sprzedają, a które należy przenieść, oferując obniżoną cenę lub sprzedaż. Firma, która korzysta z tego rodzaju procedury inwentaryzacji, musi także okresowo fizycznie zliczać swoje produkty w celu ujawnienia strat spowodowanych kradzieżą.

Okresowe procedury inwentaryzacji zwykle obejmują pewien rodzaj pełnej fizycznej liczby dostępnych produktów w regularnych odstępach czasu, które mogą być miesięczne, kwartalne lub roczne. W tego rodzaju procedurze całkowita liczba produktów, które firma ma w zapasach, jest fizycznie liczona na koniec każdego okresu obrachunkowego. Wszelkie produkty zakupione w następnym okresie są dodawane do tej sumy. Następnie na koniec każdego kolejnego okresu dokonuje się kolejnego obliczenia i odejmuje się od sumy końcowej poprzedniego okresu.

Ilość produktów, które firma sprzedaje rocznie, zazwyczaj określa częstotliwość tych okresowych procedur inwentaryzacji. Ponieważ tego rodzaju inwentaryzacja może być czasochłonnym i zasobochłonnym wydarzeniem, wiele firm wynajmuje usługi inwentaryzacji w celu zapewnienia pracy i automatyzacji potrzebnej do zliczenia inwentaryzacji i skrócenia czasu przestoju. Dostępne jest również oprogramowanie do kontroli zapasów, które pomaga przyspieszyć proces.