Jakie są różne rodzaje kwalifikacji sekretarza prawnego?
Wiele kwalifikacji sekretarza jest podobnych do kwalifikacji wymaganych na innych stanowiskach sekretarskich. Obejmują one archiwizację, pisanie co najmniej 40 słów na minutę oraz możliwość korzystania z oprogramowania do edycji tekstu. Powinien on również znać różne rodzaje dokumentów prawnych i sposoby ich przepływu przez system sądowy; niezbędna jest znajomość terminologii prawnej. Dobre umiejętności interpersonalne i umiejętność zachowania poufności są przydatnymi kwalifikacjami, ponieważ sekretarz prawny często kontaktuje się z wieloma osobami w bardzo stresujących okolicznościach.
Sporządzanie korespondencji i prowadzenie akt klienta to dwa typowe zadania wykonywane przez sekretarzy prawnych, a wiele kwalifikacji związanych z sekretarzami prawnymi ma często charakter biurowy. Adwokat może poprosić potencjalnego pracownika o przystąpienie do testu maszynowego, aby wykazać, że potrafi poradzić sobie z przygotowaniem dużych ilości materiału. Umiejętność korzystania z oprogramowania do edycji tekstu jest również istotną częścią pracy. Sekretarz prawny może również prowadzić księgi rachunkowe, dlatego czasami wymagane są również podstawowe umiejętności prowadzenia ksiąg rachunkowych i szkolenie w zakresie obsługi baz danych arkuszy kalkulacyjnych.
Podczas szkolenia dla prawników kładzie się duży nacisk na dokumenty prawne. Wynika to z faktu, że pracownik ten może często składać, czytać lub przygotowywać te dokumenty w imieniu pełnomocnika. Może on także dostarczyć dokumenty do klientów lub złożyć je u urzędnika sądowego. Ponieważ sekretarz może nie otrzymać zbyt wielu instrukcji na ten temat, jedną z kwalifikacji prawnych sekretarza może być wiedza o tym, do czego służą te dokumenty, aby można je odpowiednio złożyć lub wysłać pocztą.
Etyka prawa w dużej mierze determinuje relacje między klientem a kancelarią prawną. Wiele kwalifikacji prawnych dla sekretarza zależy od lokalnych zasad etyki i może obejmować zdolność do zachowania poufności i unikania konfliktu interesów. Inne umiejętności mogą wynikać z charakteru legalnej pracy, ponieważ klienci zwykle widzą prawników tylko wtedy, gdy mają problemy, których nie są w stanie rozwiązać samodzielnie. W rezultacie sekretarz prawny musi posiadać dobre umiejętności w zakresie public relations i umiejętność zachowania spokoju w sytuacjach stresowych.
W wielu kancelariach sekretarz prawny jest pierwszą osobą, z którą klient spotyka się podczas wizyty. Jeśli ta osoba jest zarówno przyjazna, jak i profesjonalna, postrzeganie prawnika przez klienta jest bardziej prawdopodobne niż pozytywne, jeśli sekretarka jest nieprzyjazna. Klienci mogą również potrzebować porozmawiać z sekretarzem w trakcie trwania sprawy, co sprawia, że bardzo ważne jest, aby ten pracownik był chętny i mógł się z nimi skontaktować.