Quali sono i diversi tipi di qualifiche di segretaria legale?
Molte qualifiche di segretaria legale sono simili a quelle necessarie per altre posizioni di segreteria. Questi includono l'archiviazione, la digitazione di almeno 40 parole al minuto e la possibilità di utilizzare software di elaborazione testi. Dovrebbe anche avere familiarità con diversi tipi di documenti legali e come potrebbero fluire attraverso il sistema giudiziario; conoscere una terminologia legale è essenziale. Buone capacità interpersonali e capacità di mantenere la riservatezza sono qualifiche utili, perché un segretario legale spesso si occupa di una varietà di persone in circostanze molto stressanti.
Redigere la corrispondenza e conservare i file del cliente sono due compiti comuni svolti dai segretari legali e molte qualifiche di segretario legale sono spesso di natura clericale. Un avvocato può chiedere a un potenziale dipendente di fare un test di battitura per dimostrare che può gestire la preparazione di grandi volumi di materiale. Saper utilizzare il software di elaborazione testi è anche una parte essenziale del lavoro. Un segretario legale potrebbe anche tenere i registri contabili, quindi a volte sono richieste anche le competenze di base di contabilità e la formazione del database dei fogli di calcolo.
Durante l'addestramento alla segreteria legale, molta enfasi viene posta sui documenti legali. Questo perché questo lavoratore può spesso archiviare, leggere o preparare questi documenti per conto dell'avvocato. Lui o lei potrebbe anche consegnare documenti ai clienti o archiviarli con un impiegato di tribunale. Dal momento che al segretario potrebbe non essere fornita una grande quantità di istruzioni in merito, una delle qualifiche del segretario legale potrebbe essere quella di sapere a cosa servono questi documenti in modo che possano essere archiviati o inviati per posta.
L'etica legale determina in gran parte il rapporto tra un cliente e uno studio legale. Molte qualifiche di segretaria legale sono determinate dalle norme etiche locali e possono includere la capacità di mantenere la riservatezza ed evitare un conflitto di interessi. Altre competenze potrebbero essere dovute alla natura del lavoro legale, poiché i clienti in genere vedono avvocati solo quando hanno problemi che non possono risolvere da soli. Di conseguenza, un segretario legale deve avere buone capacità di pubbliche relazioni e una capacità di mantenere la calma quando si affrontano situazioni stressanti.
In molti studi legali, un segretario legale è la prima persona che un cliente incontra quando visita. Se questo individuo è sia amichevole che professionale, la percezione dell'avvocato da parte del cliente è più probabile che sia positiva che se il segretario è ostile. I clienti possono anche aver bisogno di parlare con il segretario mentre è in corso un caso, il che rende molto importante che questo lavoratore sia disposto e in grado di relazionarsi con loro.