Co robi asystent obsługi klienta?

Asystent obsługi klienta odgrywa ważną rolę w zapewnianiu klientom satysfakcji i informacji o produktach lub usługach oferowanych przez firmę. Ponieważ stanowisko to wymaga ciągłej interakcji z klientami, zwykle wymaga osoby o znacznych umiejętnościach interpersonalnych i komunikacyjnych. Podczas gdy asystent obsługi klienta może pracować w wielu branżach, podstawowe obowiązki są takie same. Obejmują one odpowiadanie na pytania klientów, rozpatrywanie skarg, wysyłanie materiałów marketingowych, prowadzenie dokumentacji klienta i pomoc podwładnym.

Być może najważniejszą częścią bycia asystentem klienta jest odpowiadanie na pytania klientów. Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z potencjalnym klientem, czy dyskutujesz o nowych promocjach z klientem długoterminowym, konieczne jest, aby ta osoba była w stanie podać dokładne informacje na wszystkie pytania. W większości przypadków odbywa się to przez telefon lub e-mail. Ta praktyka pomaga nawiązać kontakt z cutomerami i powinna z czasem pomóc w budowie solidnej bazy klientów. W konsekwencji wymaga to od asystenta obsługi klienta dogłębnej wiedzy o produktach lub usługach jej firmy.

Inną częścią tej pracy jest rozpatrywanie skarg. Bez względu na to, jak dobrze działa firma i jak wysokiej jakości są produkty lub usługi, skargi klientów są nieuniknione. Po otrzymaniu reklamacji skuteczne zarządzanie sytuacją zależy od asystenta obsługi klienta. Może to obejmować zwrot pieniędzy klientowi, zastąpienie zamówienia lub wysłanie nowego zamówienia. Dobre wyniki w tym aspekcie pracy wymagają przyjaznego usposobienia i łatwości w podejmowaniu decyzji.

Wysyłanie materiałów marketingowych jest również dość powszechnym obowiązkiem. Na przykład asystent obsługi klienta może wysyłać katalogi do klientów zainteresowanych produktami lub usługami jej firmy. Może również wysyłać ulotki promocyjne pocztą do istniejących klientów, którzy oferują nowe oferty. Pomaga to w pozyskiwaniu klientów i może prowadzić do dalszej sprzedaży od obecnych klientów.

Prowadzenie dokumentacji klienta to kolejna ważna część bycia asystentem obsługi klienta. W większości przypadków wymaga to wprowadzenia informacji, takich jak nazwy klientów, adresy, numery telefonów i historia zamówień, do elektronicznej bazy danych. Pomaga to w efektywnym organizowaniu informacji o klientach do wykorzystania w przyszłości.

W niektórych miejscach pracy asystent obsługi klienta będzie również musiał pomagać podwładnym i organizować szkolenia. Chociaż asystentka ds. Obsługi klienta zwykle nie zapewnia bezpośredniego nadzoru, często pomaga podwładnym mającym trudności w pracy. Może to obejmować radzenie sobie z eskalowanymi sytuacjami reklamacyjnymi klientów lub zademonstrowanie korzystania z firmowego systemu komputerowego. W związku z tym pomaga mieć pewne solidne umiejętności przywódcze w tym zawodzie.