Jakie są umowy motywacyjne?
Umowa może być sporządzona na wiele sposobów, o ile obie strony wyrażą zgodę na warunki. Dwa z najczęstszych rodzajów umów to umowa o stałej cenie, w której strona kupuje przedmiot za ustaloną cenę bez bieżących korekt, oraz umowa kosztów plus, która jest często stosowana w badaniach i rozwoju, gdy nie jest możliwe jest wcześniejsze ustalenie rzeczywistych kosztów. Inną grupą opcji kontraktowych są umowy motywacyjne, które wiążą część opłaty lub zysku otrzymanego przez wykonawcę lub sprzedawcę z niektórymi pozycjami, takimi jak koszt, harmonogram lub wyniki.
Umowy o zachętach ze stałą ceną są często stosowane, gdy istnieje niepewność co do kosztu pracy, szczególnie gdy produkt jest budowany według unikatowych specyfikacji i nie wykorzystuje gotowych komponentów. Jest to powszechne w umowach dotyczących programów testowych lub nowych technologii lub procesów. Umowy motywacyjne oparte na kosztach ustalają cenę docelową, docelowy zysk i maksymalny koszt. Dołączono formułę umożliwiającą alokację przekroczenia kosztu docelowego między kupującego a wykonawcę. Po osiągnięciu maksymalnego kosztu kontrahent odejmuje wszelkie dodatkowe przekroczenia od swojego zysku lub opłaty.
Oparte na kosztach zachęty mogą być również skonstruowane w sposób pozytywny pod kątem uwzględnienia budżetu. W takim przypadku redukcja kosztów jest dzielona między kupującego i sprzedającego. Jedną z wad tych umów jest to, że wiążą się one z większym obciążeniem administracyjnym. W celu zachowania integralności wymagane jest szczegółowe rozliczanie kosztów i śledzenie wydajności w celu ustalenia dokładnych liczb kosztów.
Inne umowy motywacyjne mogą być powiązane raczej z harmonogramem niż kosztem. Umowa określa datę zakończenia, która musi być dotrzymana, aby wykonawca otrzymał pełną opłatę lub zysk. Można zbudować pozytywne zachęty, które zwiększą opłatę za wcześniejsze zakończenie. I odwrotnie, można również uwzględnić zachęty negatywne, które obniżają opłatę poprzez kary umowne, jeśli termin nie zostanie dotrzymany. Może to być powiązane z jedną ostateczną datą ukończenia lub może być uporządkowane przyrostowo do szeregu kamieni milowych na osi czasu.
Jeśli umowa ma określone parametry wydajności, dostawca powinien spełnić te wymagania dla danej ceny. Jednak w niektórych przypadkach kupujący jest zainteresowany uzyskaniem produktu o lepszych parametrach niż podają minimalne specyfikacje. Aby to osiągnąć, można opracować umowy motywujące do wykonania, które wynagradzają wykonawcę finansowo, jeśli produkt przekracza specyfikacje w obszarach wydajności, takich jak prędkość, redukcja hałasu, zmniejszona waga lub zwiększona wytrzymałość. Umowy te mogą zachęcić wykonawcę do zainwestowania większego kapitału w dodatkowe badania i rozwój.
W przypadku nowych technologii lub badań nie zawsze jest możliwe wcześniejsze ustalenie docelowych i maksymalnych kosztów. W takich sytuacjach w umowach motywacyjnych może być stosowany kolejny cel, a nie stały koszt. Szacunkowe koszty są ustalane na początku realizacji kontraktu, za zgodą, że koszty stałe zostaną określone w pewnym momencie w przyszłości, na przykład po przeglądzie projektu lub po zakończeniu programu testowego. Niezależnie od charakteru pracy, którą należy wykonać, umowy motywacyjne mogą być zaprojektowane tak, aby zapewnić, że zarówno kupujący, jak i sprzedawca są odpowiednio chronieni.