Jakie są najczęstsze problemy z rachunkowością finansową?
Istnieje kilka problemów, które mogą prowadzić do problemów z rachunkowością finansową. Należą do nich elementy wyników finansowych śledzone przez firmę, podstawa, na której rejestruje transakcje oraz sposób, w jaki obsługuje amortyzację. Natomiast błędy matematyczne raczej nie powodują poważnych problemów dzięki wbudowanym punktom kontrolnym rozliczania podwójnego zapisu.
Jednym z prostszych źródeł problemów z rachunkowością finansową jest brak pokrycia wszystkich trzech głównych rodzajów dokumentów finansowych. Pierwszy to prosty zapis transakcji, który jest agregowany w rachunek zysków i strat. Drugi to zapis przepływów pieniężnych, który nie zawsze odpowiada transakcjom z powodu umów kredytowych i opóźnionych płatności; ważne są również prognozy przepływów pieniężnych. Trzeci to bilans, w którym wyszczególniono ogólne aktywa i pasywa spółki, skutecznie mierząc jej kondycję finansową. Brak wszystkich tych trzech dokumentów może zmniejszyć możliwości zidentyfikowania problemów z finansami firmy i potencjalnych rozwiązań.
Niektóre problemy z rachunkowością finansową mogą być spowodowane niespójnością w podstawie, na jakiej sporządzane są rachunki. Jednym z takich obszarów jest decyzja, czy rejestrować transakcje w momencie płatności lub w momencie fizycznego dostarczenia towarów lub usług. Niestosowanie tej samej podstawy do wszystkich transakcji może powodować zamieszanie. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy płatność ma miejsce w jednym okresie rozliczeniowym, a dostawa w innym.
Amortyzacja jest kolejnym źródłem problemów rachunkowości finansowej. Jest to proces księgowy stosowany w celu uwzględnienia faktu, że składnik aktywów traci na wartości w czasie, na przykład czasu potrzebnego na fizyczne zużycie. Ponieważ amortyzacja musi być ustalona z góry, jest to faktycznie oszacowanie. Różne metody mogą się różnić w zależności od tego, na jaki okres jest ustalany okres amortyzacji, jaka jest stawka i tempo amortyzacji oraz jaka jest ewentualna ostateczna wartość środka trwałego. Firma decydująca się na metodę amortyzacji często będzie musiała uregulować zarówno prawne wymogi rachunkowości, jak i zasady określone przez urzędników skarbowych.
Być może, co zaskakujące, błędy matematyczne nie są głównym źródłem problemów rachunkowości finansowej. Wynika to z zastosowania księgowości z podwójnym wpisem, w której każda transakcja jest rejestrowana dwukrotnie, raz jako obciążenie i raz jako kredyt. Wymaga to spojrzenia na obie strony transakcji; na przykład sklep dokonujący sprzedaży zwiększa saldo środków pieniężnych, ale widzi odpowiedni spadek wartości niesprzedanych zapasów. System podwójnego zapisu oznacza, że w dowolnym okresie łączna wartość wpisów w kolumnie kredytowej i kolumnie debetowej powinna być identyczna. Regularne sprawdzanie pod kątem różnic może szybko wykryć błędy, zanim spowodują poważne problemy.