Co robi urzędnik ds. Należności?
Kariera jako pracownik księgowy jest często odpowiednia dla osoby o wysokich umiejętnościach matematycznych, dobrych nawykach organizacyjnych i dbałości o szczegóły. W większości przypadków osoby te pracują w dziale finansowym dużej firmy i nadzorują wszystkie transakcje. Chociaż czasami możliwe jest uzyskanie tego stanowiska tylko z dyplomem ukończenia szkoły średniej, idealnie jest mieć dyplom z rachunkowości lub dziedziny pokrewnej. Niektóre typowe obowiązki urzędnika ds. Należności obejmują śledzenie transakcji finansowych, zbieranie pieniędzy od klientów, prowadzenie dokumentacji sprzedawcy i klienta, sporządzanie raportów finansowych i wykonywanie różnych obowiązków biurowych.
Śledzenie transakcji finansowych firmy jest być może najbardziej integralnym zadaniem urzędnika ds. Należności. Jego zadaniem jest prowadzenie dokładnych rejestrów wszystkich wydatków i należnych pieniędzy. W przypadku większości firm odbywa się to poprzez wdrożenie oprogramowania komputerowego, a wszystkie transakcje są przechowywane w bazie danych. Wykonanie tego zadania skutecznie wymaga od osoby umiejętności komputerowych, wysokiego poziomu dokładności i umiejętności wykrywania wszelkich rozbieżności pieniężnych.
Kolejnym ważnym obowiązkiem jest zbieranie pieniędzy od klientów. Podczas gdy większość klientów zazwyczaj płaci terminowo, czasami urzędnik ds. Należności będzie musiał skontaktować się z klientami i pobrać wszelkie niezapłacone opłaty. Zazwyczaj odbywa się to przez telefon lub korespondencję internetową. W związku z tym pomocne jest, aby osoba miała asertywną osobowość w kontaktach z klientami, którzy mają zaległe opłaty.
Prowadzenie dokumentacji dostawcy i klienta jest również zadaniem urzędnika ds. Należności. Aby zachować dokładną bazę danych, zwykle przechowuje informacje, takie jak nazwa firmy dostawcy, dane kontaktowe, zakupione przedmioty, data zakupu i łączna kwota każdego zakupu. W przypadku klientów może przechowywać imię i nazwisko, adres, dane kontaktowe, sprzedane przedmioty, datę sprzedaży i informacje dotyczące płatności. Wprowadzenie tych informacji pomaga firmie prowadzić niezbędne zapisy, które w razie potrzeby można później przejrzeć.
Oprócz tego często konieczne jest tworzenie szczegółowych raportów finansowych. Odpowiedzialność ta zazwyczaj obejmuje pobieranie informacji o transakcjach finansowych i wykorzystywanie ich do tworzenia wykresów w celu łatwego przeglądania. Urzędnik ds. Należności zwykle udostępnia przełożonemu informacje z wypełnionych raportów lub przedstawia prezentację grupie kierowników działów.
Wykonywanie różnych obowiązków biurowych jest również częścią tego stanowiska. Ponieważ ta kariera zazwyczaj odbywa się w biurze, kierownik ds. Należności będzie musiał wykonywać takie czynności, jak odbieranie telefonów, odpowiadanie na wiadomości e-mail, dystrybucja poczty i wysyłanie faksów. Kiedy biuro jest bardzo zajęte, poziom stresu często rośnie, dlatego pomocne są również umiejętności skutecznego zarządzania stresem.