Hvad gør en kontoforfunktionær?
En karriere som kontokort er ofte passende for en person med stærke matematiske færdigheder, gode organisatoriske vaner og øje for detaljer. I de fleste tilfælde arbejder disse personer inden for en stor virksomheds finansielle afdeling og fører tilsyn med alle transaktioner. Selvom det undertiden er muligt at få denne stilling med kun et gymnasiumseksamen, er det ideelt at have en grad i regnskab eller et beslægtet felt. Nogle almindelige pligter hos en kundeforfunktion indbefatter at holde styr på økonomiske transaktioner, indsamle penge fra kunder, vedligeholde leverandør- og kundeposter, udarbejde økonomiske rapporter og udføre forskellige kontoropgaver.
At holde styr på et selskabs økonomiske transaktioner er måske den mest integrerede opgave for en kontoforfunktionær. Det er hans job at føre nøjagtige poster over alle skyldige udgifter og penge. For de fleste virksomheder gøres dette ved at implementere et computersoftwareprogram, og alle transaktioner gemmes i en database. At udføre denne opgave effektivt kræver en person med computerfærdigheder, en høj grad af nøjagtighed og evnen til at opdage eventuelle monetære uoverensstemmelser.
En anden vigtig pligt er at samle penge fra kunder. Mens de fleste kunder normalt betaler til tiden, er nogle gange en kundeforfunktionær nødt til at kontakte kunder og opkræve ubetalte gebyrer. Dette gøres typisk via telefonen eller via online korrespondance. Derfor er det nyttigt for en person at have en selvherskende personlighed til at håndtere kunder, der har kriminelle gebyrer.
Opretholdelse af sælger- og kundeposter er også jobbet som en kontorfunktionær kontorist. For at opretholde en nøjagtig database vil han normalt gemme oplysninger som en sælgers forretningsnavn, kontaktoplysninger, købte varer, købsdato og det samlede beløb for hvert køb. For kunder kan han gemme navn, adresse, kontaktoplysninger, solgte varer, dato solgt og betalingsoplysninger. Indtastning af disse oplysninger hjælper en virksomhed med at opretholde væsentlige poster, som om nødvendigt kan gennemgås senere.
Sammen med dette er det ofte nødvendigt at udarbejde detaljerede økonomiske rapporter. Dette ansvar involverer typisk at man tager de finansielle transaktionsoplysninger og bruger dem til at oprette grafer til nem visning. Kontormodtageren vil normalt dele oplysningerne fra afsluttede rapporter med en vejleder eller give en præsentation til en gruppe af institutledere.
Udførelse af forskellige kontoropgaver er også en del af denne position. Da denne karriere typisk er baseret på et kontor, er den kundeadministrator, der skal accepteres, f.eks. Svarstelefoner, svar på e-mails, distribuerer mail og sender faxer. Når et kontor er ekstra travlt, vil stressniveauer ofte stige, så det er nyttigt at have effektive stresshåndteringsevner også.