Co to jest rejestr środków trwałych?

Rejestr środków trwałych jest zapisem wszystkich aktywów posiadanych przez firmę, które mają być wykorzystywane do celów biznesowych i nie są sprzedawane dla zysku. Taki zapis jest wymagany przez prawo w Stanach Zjednoczonych dla celów podatkowych. Prowadzenie rejestru środków trwałych obejmuje zbieranie szczegółowych informacji o wszystkich środkach trwałych będących w posiadaniu firmy. Przykłady środków trwałych obejmują maszyny i urządzenia używane do produkcji produktów oraz grunty i lokale, na których prowadzona jest działalność.

Przez cały czas swojego istnienia firma musi kupować różne produkty, które pozwalają jej prowadzić działalność. Te przedmioty są własnością firmy i są oddzielone od towarów i usług, które firma sprzedaje swoim klientom. Pozycje te, zwane również środkami trwałymi, muszą być cały czas śledzone, nie tylko w celu zachowania zgodności z przepisami podatkowymi, ale także w celu poznania kosztów związanych ze wszystkimi aktywami. W takim przypadku dokładny rejestr środków trwałych ma kluczowe znaczenie dla działalności każdego przedsiębiorstwa.

Najbardziej oczywistym elementem każdego rejestru środków trwałych jest szczegółowa lista wszystkich pozycji, które kwalifikują się jako środki trwałe. Aktywa te nie mogą być łatwo sprzedane za gotówkę, ani też nie są przeznaczone do tego celu. Na przykład fragment maszyny wykorzystany do wytworzenia określonego produktu byłby konkretnym przykładem środka trwałego. Środki trwałe mogą również obejmować mniej konkretne przedmioty, takie jak prawa autorskie lub patenty, ponieważ te przedmioty mają swoją własną wartość.

Wycena aktywów będących w posiadaniu spółki jest również niezbędną częścią rejestru środków trwałych. Jest to konieczne do celów podatkowych i może być również przydatne dla firmy pod względem wiedzy o rodzaju ubezpieczenia niezbędnego do ochrony środków trwałych. Firma dokonująca wyceny posiadanych środków trwałych musi również uwzględnić amortyzację. Amortyzacja to wartość, którą traci składnik aktywów w czasie jego użytkowania, a firmy mogą odpisać utratę tej wartości w swoich deklaracjach podatkowych.

Skuteczny rejestr środków trwałych będzie zawierał tak szczegółowe informacje o środkach trwałych, jak to możliwe. Powinno to obejmować miejsce, w którym znajdują się przedmioty, gdzie zostały zakupione oraz kiedy należy dokonać konserwacji przedmiotów. Numery seryjne i kody kreskowe pozwalają na łatwe śledzenie wszystkich pozycji do ich źródeł i z tego powodu są zazwyczaj umieszczane w rejestrach.