Co to jest substancja nad formą?
Substancja nad formą to standard sprawozdania finansowego oparty na podstawowych zasadach rachunkowości. Cel oświadczenia zmusza księgowych do przedstawiania transakcji opartych na treści ekonomicznej, a nie na formie prawnej. Tę zasadę rachunkowości składają się trzy wymagania: kompletność, adekwatność i dokładność. Każda transakcja musi spełniać te wymagania w zasadzie merytorycznej. Sprawozdania finansowe sporządzone zgodnie z tą zasadą często przedstawiają informacje w najprawdziwszy możliwy sposób.
Kompletność wymaga, aby wszystkie transakcje finansowe reprezentowały ostateczny obraz każdej działalności biznesowej. Firmy muszą rejestrować każdą transakcję w pełnej formie. Jeśli transakcja składa się z wielu części, które wystąpią w czasie, księgowi muszą rejestrować tylko część, która wpływa na bieżący okres rozliczeniowy. Ujawnianie informacji jest często konieczne w celu poinformowania zainteresowanych stron o długich transakcjach. Wszelkie harmonogramy lub inne obliczenia niezbędne do rejestrowania transakcji mogą również wymagać ujawnienia zainteresowanym stronom.
Trafność oznacza, że transakcja finansowa ma wpływ na firmę. Na przykład koszt zapłacony kilka lat temu za aktywa nie powinien uwzględniać decyzji o zastąpieniu. Cena zapłacona pierwotnie prawdopodobnie nie powtórzy się. Dlatego księgowi nie powinni umieszczać informacji w żadnych raportach dotyczących nowego zakupu. Innym przykładem znaczenia merytorycznego nad formą jest sytuacja, w której koszty różnią się w zależności od różnych alternatyw; tylko rozważana alternatywa ma odpowiedni koszt.
Dokładność merytoryczna nad formą dyktuje, że wszystkie zarejestrowane transakcje są wolne od błędów. Obliczenia powinny być jasne i zwięzłe, ukazujące wpływ informacji finansowych. W wielu przypadkach kierownik księgowy lub przełożony może wymagać podpisania się na raportach i wyciągach księgowych. Podpis ten oznacza, że druga osoba zapoznała się z dokumentami, obliczeniami i transakcjami pod kątem dokładności. Uzgodnienia mogą być również konieczne w celu przetestowania dokładności.
W niektórych przypadkach księgowi mogą poświęcić dokładność przy wypełnianiu sprawozdań finansowych. Kompletność i trafność mają większe znaczenie w treści niż w formie. Chociaż księgowi powinni dążyć do dokładności przez cały czas, zbyt długie godziny pracy nad jednym projektem mogą spowodować opóźnienie sprawozdań finansowych. Inne działania mogą również ucierpieć, gdy księgowi pozostają w tyle z powodu problemów związanych z czasem. Na przykład firma może nie dotrzymywać raportów podatkowych lub terminów składania dokumentów publicznych.
Chociaż firmy muszą zgłaszać wszystkie informacje zgodnie z prawem, niekoniecznie jest to najważniejszy aspekt informacji finansowych. Firma zazwyczaj ma dział prawny, który dokonuje przeglądu tych informacji. Księgowi wolą wynik końcowy, czyli to, czy firma osiągnęła zysk. Próba spełnienia zarówno prawnych, jak i finansowych aspektów merytorycznych nad formą jest zbyt trudna dla księgowych.