Jakie są różne typy automatycznych sekretarek?
Istnieje kilka różnych typów automatycznych sekretarek. Do najczęstszych należą firmy oferujące internetowe sekretarki, które działają podobnie jak wirtualne sekretarki. W tej kategorii osoba może znaleźć jedną lub wiele opcji skrzynki pocztowej, a także opcje zawierające funkcje przekierowywania połączeń. Ponadto osoba może również wybrać maszynę programową, która odbiera połączenia, gdy linia telefoniczna użytkownika jest podłączona do jego komputera.
Wiele automatycznych sekretarek działa podobnie jak zwykłe automatyczne sekretarki. W przypadku tego rodzaju usługi sekretarki istnieje jedna skrzynka pocztowa, w której przechowywane są wiadomości poczty głosowej danej osoby. Osoba może nagrać osobistą wiadomość, którą usłyszą jej rozmówcy, a następnie określić liczbę dzwonków przed odebraniem połączenia. Na przykład niektóre osoby mogą chcieć, aby dzwoniący usłyszał trzy dzwonki, podczas gdy inny może chcieć, aby jego połączenia były natychmiast odbierane przez usługę. Można również określić maksymalną liczbę sekund, przez którą każdy rozmówca będzie musiał nagrać wiadomość.
Inny typ automatycznej sekretarki jest przeznaczony dla więcej niż jednego użytkownika lub do więcej niż jednego celu. Ten typ obejmuje wiele skrzynek pocztowych na tym samym koncie i umożliwia dzwoniącemu użycie numeru wewnętrznego lub klucza telefonu, aby wybrać osobę, dla której chce zostawić wiadomość. Ten typ może okazać się przydatny dla firmy zatrudniającej kilku pracowników lub nawet rodziny, która chce, aby wiadomości każdego członka były osobne i prywatne. Może się również okazać odpowiednie dla firmy, która ma kilka różnych działów i chce przechowywać wiadomości dla każdego z osobna.
Niektóre rodzaje automatycznych sekretarek są połączone z komponentami przekierowującymi, podczas gdy inne wymagają numeru telefonu, na który usługa zawsze odbiera. Na przykład, jeśli dana osoba wybierze usługę połączoną z przekierowaniem połączeń, połączenia z numerem telefonu automatycznej sekretarki są przekierowywane na jego numer domowy, służbowy lub komórkowy, umożliwiając mu odbieranie połączeń, jeśli są dostępne. Jeśli jednak nie odbiera połączeń określoną liczbą dzwonków, usługa odpowiada za niego. Inne opcje online zapewniają po prostu usługi, które automatycznie odbierają wszystkie połączenia.
Osoba może również rozważyć automatyczne sekretarki internetowe obsługiwane za pomocą oprogramowania komputerowego. W przypadku tego typu użytkownik faktycznie łączy telefon z komputerem, który rozpoznaje połączenia za pośrednictwem modemu. Kiedy odbiera połączenia, na ekranie komputera widzi numer telefonu - a czasem imię i nazwisko osoby dzwoniącej - i decyduje, czy odpowiedzieć. Jeśli tego nie zrobi, oprogramowanie może nagrać wiadomość. Niektóre pozwalają nawet osobie usłyszeć wiadomości, gdy ich rozmówcy nagrywają je.