Vad gör en kundtjänstförening?
En kundtjänstföretag arbetar direkt med kunder, vanligtvis i en detaljhandels-, gästfrihets- eller restauranganläggning för att säkerställa att de har en positiv upplevelse och för att lösa eventuella problem så snabbt och smärtfritt som möjligt. Det är en kundtjänsts uppgift att förbli trevlig och professionell även under stressande situationer, eller när man handlar med arg kunder, även om de flesta företag har vissa regler som säger att servicemedarbetare inte behöver ta itu med kunder om de blir krigiga eller missbrukande. Denna typ av jobb definieras ofta som en mellannivåställning, ovanför kassörerna och andra intresseföretag, men under handledare eller ledande befattningar.
Stora företag använder ofta titeln, kundtjänstföretag, för anställda som arbetar i ett callcenter. Dessa individer kanske aldrig interagerar med kunder ansikte mot ansikte, men kommer att ge hjälp via telefon, till exempel genom att svara på frågor, ställa möten eller boka eller ställa in kunder för tjänster som hushållsverktyg. Generellt sett är emellertid en kundtjänstföretag en som arbetar direkt med kunder och kan ofta hittas bakom ett returreservat, en diskbänk eller bakom receptionen på ett hotell eller en flygplats, till exempel.
Klientell kan komma till kundtjänstledaren när de har en fråga som måste lösas. Vissa vanliga problem inkluderar ett objekt som ringer upp till fel pris eller behovet av att returnera en artikel som köpts för återbetalning. I gästfrihetsbranschen kan en kundtjänstassistent hjälpa gästerna om de behöver flyttas till ett annat rum eller behöver hjälp för att förstå avgifter på räkningen. Ibland kommer en medarbetare i kundservice att erbjuda en extra fördel för kunden som en ursäkt för ett problem, till exempel en extra procentsats av fakturan. Kunden är då mer benägna att komma ihåg upplevelsen positivt och återvända till anläggningen igen.
Det är viktigt för varje kundtjänstledare att lyssna noga på kunden och bestämma exakt vad problemet är och sedan förklara hur han eller hon kommer att lösa problemet. Detta bör i allmänhet göras så snabbt som möjligt, eftersom kunder tenderar att bli irriterade mycket snabbt om de har problem, särskilt om det är företagets fel. Även om det är kundens fel, bör servicemedarbetaren dock förbli vänlig och artig och förklara vad kundens alternativ är att fixa problemet till hans eller hennes tillfredsställelse.