Jak vytvořím zásady uchovávání e-mailů?
Chcete-li vytvořit zásadu uchovávání e-mailů, musíte nejprve uvést důvod, proč tuto zásadu píšete - dodržovat právní požadavky, uchovávat doklad o obchodních dokladech nebo zajistit, aby se neztratily důležité informace. Dokument by měl také vysvětlit, na které zaměstnance tato politika má vliv a jaké typy e-mailů jsou zahrnuty. Musíte se také rozhodnout, jak dlouho se mají e-maily uchovávat; může se od vás vyžadovat zákonné uchování určitých e-mailů po určitou dobu. Přiřazení zaměstnance k zodpovědnosti za sledování zásad může pomoci zajistit, aby vaše zásady byly řádně uplatňovány.
Zásada uchovávání e-mailů je písemný postup o tom, jak společnost chce, aby její zaměstnanci zpracovali e-mailovou komunikaci. Zásady uchovávání e-mailů obvykle uvádějí, které e-maily by si zaměstnanci měli ponechat, na jak dlouho a jak je uložit. V mnoha jurisdikcích existují zákonné požadavky na to, jak dlouho musí být firemní komunikace - včetně e-mailů - udržována, takže je důležité mít jasnou politiku uchovávání e-mailů.
Při psaní zásad vysvětlete, kteří zaměstnanci ve společnosti se zásady uchovávání e-mailů týkají. V závislosti na účelu implementace této zásady se to nemusí vztahovat na všechny ve vaší organizaci. Například od zaměstnanců skladu, kteří se nezabývají elektronickou korespondencí, nemusí být tato politika povinna dodržovat. Na druhé straně mohou být zástupci zákaznických služeb vyzváni, aby si ponechali většinu svých e-mailů.
Popište, které typy e-mailové korespondence spadají pod správu zásad uchovávání e-mailů. Některé společnosti například píšou zásady uchovávání e-mailů, které se týkají e-mailů zabývajících se správními, fiskálními, obecnými a pomíjivými záležitostmi. Vaše firemní politika se může konkrétně zabývat e-maily, které se zabývají záležitostmi, které mají zákonné požadavky. Bez ohledu na to, na které e-maily se rozhodnete, že se na ně vztahují zásady, ujistěte se, že jste v předmětu jasné a stručné.
Zásada by také měla popisovat, jak dlouho by měly být e-maily uchovávány a jak by si zaměstnanci měly e-maily uchovávat. Pro zajištění souladu s právními předpisy můžete být ze zákona povinni uchovat korespondenci zákazníků po dobu pěti let. Zákon může kromě ukládání do e-mailového archivu na vašem serveru vyžadovat také vytištění e-mailu a uchování tištěné kopie v zákaznickém souboru. Ať už je postup jakýkoli pro uchování těchto záznamů, ujistěte se, že při psaní zásad uchovávání e-mailů je podrobně vypisujete.
Dobrá zásada uchovávání e-mailů by měla zahrnovat oddělení nebo titul zaměstnance odpovědného za sledování požadavků. Vaše společnost může mít oddělení pro dodržování předpisů nebo zaměstnance odpovědného za zajištění toho, že firemní procesy jsou v souladu se zákonem. Může se jednat o fyzickou osobu, která má na starosti monitorování a prosazování zásad uchovávání e-mailů. Jasně uveďte, kdo je odpovědný za správu této politiky, aby zaměstnanci věděli, na koho se obrátit, pokud mají nějaké dotazy nebo problémy.
Po vytvoření politiky je jedním z nejdůležitějších kroků její šíření. Nelze dodržovat zásady, pokud zaměstnanci, kteří ji musí implementovat, neví, že existují. Možná budete chtít uspořádat schůzku nebo školení pro postižené zaměstnance. Tím je zajištěno, že obdrží informace, které potřebují k dodržování zásad uchovávání e-mailů.