Comment créer une stratégie de conservation des courriers électroniques?
Pour créer une stratégie de conservation des e-mails, vous devez d'abord indiquer la raison de sa rédaction: conformité aux exigences légales, conservation des preuves des documents commerciaux ou non-perte des informations importantes. Le document doit également expliquer quels employés sont concernés par la politique et quels types de courriels sont inclus. Vous devez également décider de la durée de conservation des courriers électroniques. vous pouvez être légalement tenu de conserver certains courriels pendant une période donnée. L'affectation d'un employé responsable de la surveillance de la stratégie peut aider à garantir que votre stratégie est correctement appliquée.
Une politique de rétention de courrier électronique est une procédure écrite expliquant comment une entreprise souhaite que ses employés gèrent les communications par courrier électronique. Les stratégies de conservation des e-mails indiquent généralement quels e-mails doivent être conservés par les employés, pendant combien de temps et comment les stocker. Dans de nombreuses juridictions, il existe des exigences légales concernant la durée de conservation des communications de l'entreprise, y compris des courriers électroniques. Il est donc important de disposer d'une politique de conservation des courriers électroniques claire.
Lors de la rédaction de votre stratégie, expliquez quels employés de l'entreprise sont couverts par la stratégie de conservation des e-mails. En fonction du but de la mise en œuvre de la stratégie, elle peut ne pas s'appliquer à tous les membres de votre organisation. Par exemple, les employés d'entrepôt qui ne traitent pas de correspondance électronique peuvent ne pas être tenus de respecter la politique. D'autre part, les représentants du service clientèle peuvent être tenus de conserver la plupart de leurs courriels.
Décrivez quels types de correspondance électronique relèvent de la gouvernance de la stratégie de conservation des e-mails. Par exemple, certaines entreprises rédigent des règles de conservation des e-mails relatives aux problèmes administratifs, fiscaux, généraux et éphémères. La politique de votre entreprise peut traiter spécifiquement des e-mails traitant de sujets soumis à des obligations légales. Quels que soient les courriels que vous choisissez d'être couverts par la police, assurez-vous d'être clairs et concis sur le sujet.
La politique devrait également décrire la durée de conservation des courriels et la façon dont les employés doivent les conserver. Pour la conformité des enregistrements, vous pouvez être légalement obligé de conserver la correspondance client pendant une période de cinq ans. En plus d'être stocké dans une archive de courrier électronique sur votre serveur, la loi peut également vous obliger à imprimer le courrier électronique et à conserver une copie papier dans le fichier du client. Quelle que soit la procédure de conservation de ces enregistrements, veillez à bien l'écrire en détail lorsque vous écrivez la stratégie de conservation des e-mails.
Une bonne politique de conservation des e-mails doit inclure le service ou le titre de l'employé chargé de surveiller les exigences. Votre entreprise peut avoir un service de conformité ou un employé chargé de s’assurer que les processus de l’entreprise sont conformes à la loi. Il peut s’agir de la personne physique chargée de surveiller et d’appliquer la politique de conservation des courriels. Indiquez clairement qui est responsable de la gestion de la politique afin que les employés sachent à qui s’adresser s’ils ont des questions ou des problèmes.
Une fois la politique créée, l’une des étapes les plus importantes consiste à la diffuser. Une politique ne peut pas être respectée si les employés qui doivent la mettre en œuvre ne savent pas qu’elle existe. Vous souhaiterez peut-être également organiser une réunion ou une session de formation pour les employés concernés. Cela garantit qu'ils reçoivent les informations dont ils ont besoin pour adhérer à la stratégie de conservation des e-mails.