Wie erstelle ich eine E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie?
Um eine E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, müssen Sie zunächst ausgeben, warum Sie die Richtlinien schreiben - um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, den Nachweis der Geschäftsdokumente zu behalten oder sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Das Dokument sollte auch erläutern, welche Mitarbeiter die Richtlinien beeinflussen und welche Arten von E -Mails enthalten sind. Sie müssen auch entscheiden, wie lange E -Mails aufbewahrt werden sollten. Möglicherweise müssen Sie gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte E -Mails für einen bestimmten Zeitraum zu behalten. Die Zuweisung eines Mitarbeiter, der für die Überwachung der Richtlinie verantwortlich ist, kann dazu beitragen, dass Ihre Richtlinien ordnungsgemäß durchgesetzt werden. E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien geben in der Regel an, welche E -Mail -Mitarbeiter beibehalten sollten, wie lange und wie Sie die E -Mails speichern. In vielen Gerichtsbarkeiten gibt es gesetzliche Anforderungen daran, wie lange die Kommunikation von Unternehmen - einschließlich E -Mails - aufbewahrt werden muss.Die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie ist wichtig. Abhängig von dem Zweck für die Umsetzung der Richtlinie gilt dies möglicherweise nicht für alle in Ihrer Organisation. Beispielsweise müssen sich Lager -Mitarbeiter, die sich nicht mit elektronischer Korrespondenz befassen, möglicherweise nicht verpflichtet, die Richtlinie einzuhalten. Kundendienstmitarbeiter können anderer möglicherweise erforderlich sein, um die meisten ihrer E -Mails zu behalten.
Beschreiben Sie, welche Arten der E -Mail -Korrespondenz unter die Governance der E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie fallen. Zum Beispiel schreiben einige Unternehmen E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien, die sich auf E -Mails beziehen, die sich mit administrativen, fiskalischen, allgemeinen und kurzlebigen Angelegenheiten befassen. Ihre Unternehmensrichtlinie kann sich speziell mit den E -Mails befassen, die sich mit Angelegenheiten mit gesetzlichen Anforderungen befassen. Bei welchen E -Mails Sie sich entscheiden, unter denen Sie abgedeckt sindStellen Sie die Richtlinie sicher, dass Sie in Bezug auf das Thema klar und präzise sind.
Die Richtlinie sollte auch beschreiben, wie lange E -Mails aufbewahrt werden sollten und wie Mitarbeiter die E -Mails beibehalten sollten. Für die Einhaltung von Aufzeichnungen sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, die Kundenkorrespondenz für einen Zeitraum von fünf Jahren beizubehalten. Das Gesetz wird nicht nur in einem E -Mail -Archiv auf Ihrem Server gespeichert, sondern erfordert möglicherweise auch, dass Sie die E -Mail drucken und in der Datei des Kunden die Hardkopie behalten. Unabhängig von der Prozedur für die Aufbewahrung dieser Aufzeichnungen stellen Sie sicher, dass Sie sie ausführlich ausführen, wenn Sie die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie schreiben.
Eine gute Richtlinie zur E -Mail -Aufbewahrung sollte die Abteilung oder den Titel des Mitarbeiters enthalten, der für die Überwachung der Anforderungen zuständig ist. Ihr Unternehmen hat möglicherweise eine Compliance -Abteilung oder einen Mitarbeiter, der dafür verantwortlich ist, dass die Unternehmensprozesse dem Gesetz entsprechen. Dies kann die natürliche Person sein, die für die Überwachung und Durchsetzung der E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinien verantwortlich ist. Geben Sie eindeutig an, wer r istEs ist besonders für die Verwaltung der Richtlinie, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden sollen, wenn sie Fragen oder Probleme haben.
Nach der Erstellung der Richtlinie besteht einer der wichtigsten Schritte darin, sie zu verbreiten. Eine Richtlinie kann nicht festgehalten werden, wenn die Mitarbeiter, die sie umsetzen müssen, nicht wissen, dass sie existiert. Möglicherweise möchten Sie auch eine Besprechungs- oder Schulungssitzung für die betroffenen Mitarbeiter abhalten. Dies stellt sicher, dass sie die Informationen erhalten, die sie benötigen, um die E -Mail -Aufbewahrungsrichtlinie einzuhalten.