Wie erstelle ich eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie?
Um eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie zu erstellen, müssen Sie zunächst den Grund angeben, aus dem Sie die Richtlinie erstellen - um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, um Beweise für Geschäftsdokumente aufzubewahren oder um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht verloren gehen. Das Dokument sollte auch erläutern, welche Mitarbeiter von der Richtlinie betroffen sind und welche Arten von E-Mails enthalten sind. Sie müssen auch entscheiden, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen. Es kann gesetzlich vorgeschrieben sein, bestimmte E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Wenn Sie einem Mitarbeiter die Verantwortung für die Überwachung der Richtlinie zuweisen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinie ordnungsgemäß durchgesetzt wird.
Eine E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie ist ein schriftliches Verfahren, mit dem festgelegt wird, wie ein Unternehmen seine Mitarbeiter mit der E-Mail-Kommunikation befassen soll. In E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien wird normalerweise festgelegt, welche E-Mails Mitarbeiter wie lange aufbewahren sollen und wie die E-Mails gespeichert werden sollen. In vielen Ländern gibt es gesetzliche Anforderungen, wie lange Unternehmenskommunikation - einschließlich E-Mails - aufbewahrt werden muss. Daher ist eine klare Richtlinie zur Aufbewahrung von E-Mails wichtig.
Erklären Sie beim Verfassen Ihrer Richtlinie, welche Mitarbeiter im Unternehmen von der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie abgedeckt werden. Je nachdem, zu welchem Zweck die Richtlinie zuerst implementiert wird, gilt sie möglicherweise nicht für alle in Ihrer Organisation. Beispielsweise müssen Lagermitarbeiter, die sich nicht mit elektronischer Korrespondenz befassen, die Richtlinie möglicherweise nicht einhalten. Andererseits müssen Kundendienstmitarbeiter möglicherweise die meisten ihrer E-Mails aufbewahren.
Beschreiben Sie, welche Arten von E-Mail-Korrespondenz unter die Kontrolle der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie fallen. Beispielsweise schreiben einige Unternehmen E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien, die sich auf E-Mails beziehen, die sich mit administrativen, steuerlichen, allgemeinen und kurzlebigen Angelegenheiten befassen. Ihre Unternehmensrichtlinie kann sich speziell mit E-Mails befassen, die sich mit Angelegenheiten befassen, für die gesetzliche Anforderungen gelten. Unabhängig davon, für welche E-Mail-Adresse Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sich klar und präzise zum Thema äußern.
Die Richtlinie sollte auch beschreiben, wie lange E-Mails aufbewahrt werden sollen und wie Mitarbeiter die E-Mails aufbewahren sollen. Zur Einhaltung der Aufzeichnungen sind Sie möglicherweise gesetzlich verpflichtet, die Kundenkorrespondenz für einen Zeitraum von fünf Jahren aufzubewahren. Das Gesetz schreibt nicht nur vor, dass die E-Mail in einem E-Mail-Archiv auf Ihrem Server gespeichert wird, sondern dass Sie sie auch ausdrucken und in der Kundendatei auf Papier aufbewahren müssen. Unabhängig davon, wie diese Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollen, müssen Sie sie beim Verfassen der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie genau beschreiben.
Eine gute E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie sollte die Abteilung oder den Titel des Mitarbeiters enthalten, der für die Überwachung der Anforderungen verantwortlich ist. Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über eine Compliance-Abteilung oder einen Mitarbeiter, der dafür verantwortlich ist, dass die Unternehmensprozesse den gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Dies kann die natürliche Person sein, die für die Überwachung und Durchsetzung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie verantwortlich ist. Stellen Sie klar, wer für die Verwaltung der Richtlinie verantwortlich ist, damit die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Fragen oder Probleme haben.
Einer der wichtigsten Schritte nach der Erstellung der Richtlinie ist deren Verbreitung. Eine Richtlinie kann nicht eingehalten werden, wenn die Mitarbeiter, die sie implementieren müssen, nicht wissen, dass sie existiert. Möglicherweise möchten Sie auch eine Besprechung oder Schulung für die betroffenen Mitarbeiter durchführen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie die Informationen erhalten, die sie zur Einhaltung der E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinie benötigen.