Hur skapar jag en policy för lagring av e-post?
För att skapa en policy för lagring av e-post måste du först ange anledningen till att du skriver policyn - att följa lagkrav, behålla bevis på affärsdokument eller se till att viktig information inte går vilse. Dokumentet ska också förklara vilka anställda policyn påverkar och vilka typer av e-postmeddelanden som ingår. Du måste också bestämma hur länge e-postmeddelanden ska hållas. du kan vara lagligt skyldig att behålla vissa e-postmeddelanden under en viss tidsperiod. Att tilldela en anställd att vara ansvarig för att övervaka policyn kan hjälpa till att säkerställa att din policy upprätthålls korrekt.
En policy för lagring av e-post är ett skriftligt förfarande för hur ett företag vill att sina anställda ska hantera e-postkommunikation. I e-postbevarande policyer anges vanligtvis vilka e-postmedarbetare som ska behålla, hur länge och hur de ska lagras. I många jurisdiktioner finns det lagliga krav för hur länge företagskommunikation - inklusive e-postmeddelanden - måste hållas, så det är viktigt att ha en tydlig e-postbevarande policy.
När du skriver din policy ska du förklara vilka anställda i företaget som e-postbevaringspolicyn täcker. Beroende på syftet med att implementera policyn i första hand kanske det inte gäller alla i din organisation. Till exempel kan lageranställda som inte hanterar elektronisk korrespondens inte behöva följa policyn. Kundservicerepresentanter kan å andra sidan behålla de flesta av sina e-postmeddelanden.
Beskriv vilka typer av e-postkorrespondens som faller under styrningen av policy för e-lagring. Till exempel skriver vissa företag e-postbevarande policyer som gäller e-postmeddelanden som handlar om administrativa, skattemässiga, allmänna och efemära frågor. Din företags policy kan behandla e-postmeddelanden som hanterar frågor som har lagliga krav. Oavsett vilket e-postmeddelande du väljer att omfattas av policyn, se till att du är tydlig och kortfattad om ämnet.
Politiken ska också beskriva hur länge e-postmeddelanden ska behållas och hur de anställda ska behålla e-postmeddelandena. För överensstämmelse med registrering kan du vara juridiskt skyldig att behålla kundkorrespondens under en femårsperiod. Förutom att lagras i ett e-postarkiv på din server kan lagen också kräva att du skriver ut e-postmeddelandet och behåller papperskopia i kundens fil. Oavsett hur proceduren är för att behålla dessa poster, se till att du stavar det i detalj när du skriver policy för e-postbevarande.
En bra policy för e-postförvaring bör innehålla avdelningen eller namnet på den anställd som ansvarar för att övervaka kraven. Ditt företag kan ha en avdelning eller anställd som ansvarar för att se till att företagets processer är i enlighet med lagen. Det kan vara den fysiska personen som har ansvaret för att övervaka och upprätthålla e-postens lagringspolicy. Ange tydligt vem som är ansvarig för att hantera policyn så att de anställda vet vem de vänder sig till om de har frågor eller frågor.
Efter att ha skapat policyn är ett av de viktigaste stegen att sprida den. En policy kan inte följas om de anställda som måste implementera den inte vet att det finns. Du kanske också vill hålla ett möte eller utbildning för de drabbade anställda också. Detta säkerställer att de får den information de behöver för att följa policyen för e-lagring.