¿Cómo creo una política de retención de correo electrónico?
Para crear una política de retención de correo electrónico, primero debe indicar la razón por la que está escribiendo la política, para cumplir con los requisitos legales, para retener los documentos comerciales o para garantizar que la información importante no se pierda. El documento también debe explicar qué empleados afecta la política y qué tipos de correos electrónicos están incluidos. También debe decidir cuánto tiempo se deben mantener los correos electrónicos; Es posible que esté legalmente que conserve ciertos correos electrónicos por un período de tiempo específico. Asignar un empleado para que sea responsable de monitorear la política puede ayudar a garantizar que su política se aplique correctamente.
Una política de retención de correo electrónico es un procedimiento escrito sobre cómo una empresa desea que sus empleados manejen las comunicaciones por correo electrónico. Las políticas de retención de correo electrónico generalmente indican qué correos electrónicos deben retener los empleados, por cuánto tiempo y cómo almacenar los correos electrónicos. En muchas jurisdicciones, existen requisitos legales para cuánto tiempo deben mantenerse las comunicaciones de la compañía, incluidos los correos electrónicos, por lo que tener un CLLa política de retención de correo electrónico del oído es importante.
Al escribir su política, explique qué empleados de la empresa cubre la política de retención de correo electrónico. Dependiendo del propósito de implementar la política en primer lugar, es posible que no se aplique a todos en su organización. Por ejemplo, los empleados de almacén que no tratan con la correspondencia electrónica pueden no estar obligados a cumplir con la política. Se puede requerir que los representantes de servicio al cliente, por otro lado, mantengan la mayoría de sus correos electrónicos.
Describa qué tipos de correspondencia por correo electrónico caen bajo el gobierno de la política de retención de correo electrónico. Por ejemplo, algunas compañías escriben políticas de retención de correo electrónico que pertenecen a correos electrónicos que traten sobre asuntos administrativos, fiscales, generales y efímeros. La política de su empresa puede abordar específicamente los correos electrónicos que tratan los asuntos que tienen requisitos legales. Cualquiera que sea el correos electrónicos que elija estar cubiertosla política, asegúrese de que sea claro y conciso sobre el tema.
La política también debe describir cuánto tiempo se deben conservar los correos electrónicos y cómo los empleados deben retener los correos electrónicos. Para el cumplimiento de los registros, puede estar legalmente obligado a retener la correspondencia del cliente por un período de cinco años. Además de ser almacenado en un archivo de correo electrónico en su servidor, la ley también puede requerir que imprima el correo electrónico y retenga la copia impresa en el archivo del cliente. Cualquiera que sea el procedimiento para retener estos registros, asegúrese de explicarlo en detalle cuando escriba la política de retención de correo electrónico.
Una buena política de retención de correo electrónico debe incluir el departamento o el título del empleado responsable de monitorear los requisitos. Su empresa puede tener un departamento de cumplimiento o empleado responsable de asegurarse de que los procesos de la empresa estén de acuerdo con la ley. Esta puede ser la persona natural a tener a cargo de monitorear y hacer cumplir la política de retención de correo electrónico. Claramente indica quién es responjosas para administrar la política para que los empleados sepan a quién recurrir si tienen preguntas o problemas.
Después de crear la política, uno de los pasos más importantes es difundirla. No se puede cumplir una política si los empleados que tienen que implementarla no saben que existe. Es posible que desee realizar una reunión o sesión de capacitación para los empleados afectados también. Esto asegura que reciban la información que necesitan para adherirse a la política de retención de correo electrónico.