Hoe maak ik een e-mailbewaarbeleid?
Als u een beleid voor het bewaren van e-mail wilt opstellen, moet u eerst de reden opgeven waarom u het beleid schrijft: om te voldoen aan wettelijke vereisten, om het bewijs van zakelijke documenten te bewaren of om ervoor te zorgen dat belangrijke informatie niet verloren gaat. In het document moet ook worden uitgelegd op welke werknemers het beleid van invloed is en welke soorten e-mails zijn opgenomen. U moet ook beslissen hoe lang e-mails moeten worden bewaard; u bent mogelijk wettelijk verplicht om bepaalde e-mails gedurende een specifieke periode te bewaren. Door een medewerker aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het toezicht op het beleid, kunt u ervoor zorgen dat uw beleid correct wordt gehandhaafd.
Een beleid voor het bewaren van e-mail is een schriftelijke procedure over hoe een bedrijf wil dat zijn werknemers omgaan met e-mailcommunicatie. E-mailbewaarbeleid bepaalt meestal welke e-mails werknemers moeten bewaren, voor hoe lang en hoe de e-mails moeten worden opgeslagen. In veel rechtsgebieden zijn er wettelijke vereisten voor hoe lang bedrijfscommunicatie - inclusief e-mails - moet worden bewaard, dus een duidelijk beleid voor het bewaren van e-mail is belangrijk.
Leg bij het schrijven van uw beleid uit op welke werknemers in het bedrijf het beleid voor het bewaren van e-mail van toepassing is. Afhankelijk van het doel om het beleid in de eerste plaats te implementeren, is het mogelijk niet op iedereen in uw organisatie van toepassing. Magazijnmedewerkers die niet omgaan met elektronische correspondentie hoeven zich bijvoorbeeld niet aan het beleid te houden. Anderzijds kunnen vertegenwoordigers van de klantenservice worden verplicht om de meeste van hun e-mails te bewaren.
Beschrijf welke soorten e-mailcorrespondentie onder het beleid voor het bewaren van e-mail valt. Sommige bedrijven schrijven bijvoorbeeld een beleid voor het bewaren van e-mails dat betrekking heeft op e-mails die betrekking hebben op administratieve, fiscale, algemene en kortstondige zaken. Uw bedrijfsbeleid kan specifiek de e-mails behandelen die betrekking hebben op zaken die wettelijke vereisten hebben. Welke e-mails u ook onder het beleid wilt laten vallen, zorg ervoor dat u duidelijk en beknopt bent over het onderwerp.
Het beleid moet ook beschrijven hoe lang e-mails moeten worden bewaard en hoe werknemers de e-mails moeten bewaren. Voor het naleven van records kunt u wettelijk verplicht zijn om de correspondentie van klanten gedurende een periode van vijf jaar te bewaren. Naast het feit dat deze wordt opgeslagen in een e-mailarchief op uw server, kan de wet ook vereisen dat u de e-mail afdrukt en een kopie in het bestand van de klant bewaart. Ongeacht de procedure voor het bewaren van deze records, zorg ervoor dat u deze gedetailleerd beschrijft wanneer u het beleid voor het bewaren van e-mail schrijft.
Een goed beleid voor het bewaren van e-mail moet de afdeling of titel bevatten van de medewerker die verantwoordelijk is voor het toezicht op de vereisten. Uw bedrijf heeft mogelijk een compliance-afdeling of medewerker die ervoor zorgt dat bedrijfsprocessen in overeenstemming zijn met de wet. Dit kan de natuurlijke persoon zijn die verantwoordelijk is voor het bewaken en handhaven van het beleid voor het bewaren van e-mail. Vermeld duidelijk wie verantwoordelijk is voor het beheer van het beleid, zodat werknemers weten bij wie ze terecht kunnen als ze vragen of problemen hebben.
Na het opstellen van het beleid is een van de belangrijkste stappen het verspreiden ervan. Een beleid kan niet worden nageleefd als de werknemers die het moeten implementeren niet weten dat het bestaat. Misschien wilt u ook een vergadering of training houden voor de getroffen werknemers. Dit zorgt ervoor dat ze de informatie ontvangen die ze nodig hebben om zich te houden aan het beleid voor het bewaren van e-mail.