Como faço para criar uma política de retenção de e -mail?
Para criar uma política de retenção de email, primeiro você deve declarar o motivo pelo qual está escrevendo a política - para cumprir os requisitos legais, manter a prova de documentos comerciais ou garantir que informações importantes não sejam perdidas. O documento também deve explicar quais funcionários a política afeta e quais tipos de e -mails estão incluídos. Você também deve decidir quanto tempo os e -mails devem ser mantidos; Você pode ser legalmente obrigado a reter certos e -mails por um período específico de tempo. A atribuição de um funcionário para ser responsável pelo monitoramento da política pode ajudar a garantir que sua política seja aplicada corretamente. As políticas de retenção de email normalmente indicam quais e -mails os funcionários devem reter, por quanto tempo e como armazenar os e -mails. Em muitas jurisdições, existem requisitos legais por quanto tempo as comunicações da empresa - incluindo e -mails - devem ser mantidas, portanto, ter um CLA política de retenção de e -mails do ouvido é importante. Dependendo do objetivo de implementar a política em primeiro lugar, ela pode não se aplicar a todos em sua organização. Por exemplo, os funcionários do armazém que não lidam com a correspondência eletrônica podem não ser obrigados a cumprir a política. Os representantes de atendimento ao cliente, por outro, podem ser obrigados a manter a maioria de seus e -mails.
Descreva quais tipos de correspondência por email se enquadra na governança da política de retenção de email. Por exemplo, algumas empresas escrevem políticas de retenção de email que dizem respeito a e -mails que lidam com questões administrativas, fiscais, gerais e efêmeras. A política da sua empresa pode lidar especificamente com os e -mails que lidam com assuntos que possuem requisitos legais. Quaisquer e -mails que você escolher para ser cobertoA política, verifique se você está claro e conciso sobre o assunto.
A política também deve descrever quanto tempo os emails devem ser mantidos e como os funcionários devem reter os e -mails. Para conformidade recorde, você pode ser legalmente obrigado a manter a correspondência do cliente por um período de cinco anos. Além de ser armazenado em um arquivo de email em seu servidor, a lei também pode exigir que você imprima o email e mantenha a cópia impressa no arquivo do cliente. Qualquer que seja o procedimento para manter esses registros, verifique se você escreve em detalhes quando escrever a política de retenção de email.
Uma boa política de retenção de email deve incluir o departamento ou o título do funcionário responsável pelo monitoramento dos requisitos. Sua empresa pode ter um departamento de conformidade ou funcionário responsável por garantir que os processos da empresa estejam de acordo com a lei. Essa pode ser a pessoa natural a ter responsável pelo monitoramento e aplicação da política de retenção de email. Claramente declare quem é rEsponsible para gerenciar a política para que os funcionários saibam a quem recorrer se tiverem perguntas ou problemas.
Depois de criar a política, uma das etapas mais importantes é divulgá -la. Uma política não pode ser respeitada se os funcionários que precisam implementá -la não sabem que existe. Você pode realizar uma reunião ou sessão de treinamento para os funcionários afetados também. Isso garante que eles recebam as informações necessárias para aderir à política de retenção de email.