Jak utworzyć zasady przechowywania e-maili?
Aby utworzyć zasadę przechowywania wiadomości e-mail, musisz najpierw podać powód, dla którego piszesz zasady - aby zachować zgodność z wymogami prawnymi, zachować dowód dokumentów biznesowych lub zapewnić, że ważne informacje nie zostaną utracone. Dokument powinien również wyjaśniać, których pracowników dotyczy polityka i jakie typy wiadomości e-mail są uwzględnione. Musisz także zdecydować, jak długo e-maile powinny być przechowywane; możesz być prawnie zobowiązany do przechowywania niektórych e-maili przez określony czas. Przypisanie pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie zasad może pomóc zapewnić prawidłowe egzekwowanie zasad.
Polityka przechowywania wiadomości e-mail to pisemna procedura określająca, w jaki sposób firma chce, aby jej pracownicy zajmowali się komunikacją e-mail. Zasady przechowywania wiadomości e-mail zazwyczaj określają, które wiadomości e-mail pracownicy powinni przechowywać, na jak długo i jak przechowywać wiadomości e-mail. W wielu jurysdykcjach istnieją prawne wymagania dotyczące tego, jak długo należy utrzymywać komunikację firmową - w tym wiadomości e-mail, dlatego ważne jest, aby mieć jasne zasady przechowywania wiadomości e-mail.
Pisząc swoją politykę, wyjaśnij, którzy pracownicy firmy są objęci polityką przechowywania wiadomości e-mail. W zależności od celu wdrożenia zasad może ona nie dotyczyć wszystkich osób w organizacji. Na przykład pracownicy magazynu, którzy nie zajmują się korespondencją elektroniczną, mogą nie być zobowiązani do przestrzegania zasad. Z drugiej strony przedstawiciele obsługi klienta mogą być zobowiązani do zachowania większości swoich e-maili.
Opisz, jakie rodzaje korespondencji e-mailowej podlegają zasadom przechowywania e-maili. Na przykład niektóre firmy piszą zasady przechowywania wiadomości e-mail, które dotyczą wiadomości e-mail dotyczących spraw administracyjnych, podatkowych, ogólnych i ulotnych. Zasady Twojej firmy mogą dotyczyć wiadomości e-mail dotyczących spraw, które mają wymagania prawne. Niezależnie od tego, które e-maile zostaną objęte polisą, upewnij się, że jesteś jasny i zwięzły w temacie.
Polityka powinna również opisywać, jak długo e-maile powinny być przechowywane i jak pracownicy powinni je przechowywać. Aby zachować zgodność z zapisami, możesz być prawnie zobowiązany do przechowywania korespondencji z klientem przez okres pięciu lat. Oprócz przechowywania w archiwum wiadomości e-mail na serwerze, prawo może również wymagać wydrukowania wiadomości e-mail i zachowania kopii papierowej w pliku klienta. Niezależnie od tego, jaka jest procedura przechowywania tych zapisów, pamiętaj o ich szczegółowym zapisaniu podczas pisania zasad przechowywania e-maili.
Dobra polityka przechowywania wiadomości e-mail powinna obejmować dział lub stanowisko pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie wymagań. Twoja firma może mieć dział zgodności lub pracownika odpowiedzialnego za upewnienie się, że procesy firmy są zgodne z prawem. Może to być osoba fizyczna odpowiedzialna za monitorowanie i egzekwowanie zasad przechowywania wiadomości e-mail. Jasno określ, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie zasadami, aby pracownicy wiedzieli, do kogo się zwrócić w razie pytań lub problemów.
Po utworzeniu zasad jednym z najważniejszych kroków jest ich rozpowszechnienie. Zasady nie można przestrzegać, jeśli pracownicy, którzy muszą ją wdrożyć, nie wiedzą, że istnieje. Możesz również zorganizować spotkanie lub szkolenie dla pracowników, których dotyczy problem. Zapewnia to, że otrzymują informacje potrzebne do przestrzegania zasad przechowywania e-maili.