Jak utworzyć zasady przechowywania e -maili?
Aby utworzyć zasadę zatrzymywania wiadomości e -mail, najpierw musisz określić powód, dla którego piszesz politykę - aby spełnić wymagania prawne, zachować dowód dokumentów biznesowych lub zapewnić, że ważne informacje nie zostaną utracone. Dokument powinien również wyjaśnić, którzy pracownicy wpływają polityka i które rodzaje wiadomości e -mail są zawarte. Musisz również zdecydować, jak długo powinny być przechowywane e -maile; Możesz być prawnie zobowiązany do zatrzymania niektórych wiadomości e -mail przez określony czas. Przypisanie pracownikowi, aby był odpowiedzialny za monitorowanie polisy, może pomóc w zapewnieniu prawidłowego egzekwowania zasady.
Polityka retencji e -maili jest pisemną procedurą, w jaki sposób firma chce, aby jej pracownicy obsługiwali komunikację e -mail. Zasady przechowywania e -maili zazwyczaj wskazują, że e -maile pracownicy powinni zachować, jak długo i jak przechowywać e -maile. W wielu jurysdykcjach istnieją wymogi prawne dotyczące tego, jak długo komunikacja firmy - w tym e -maile - należy zachować, więc posiadanie CLWażna jest polityka zatrzymywania poczty e -mail do ucha.
Pisując politykę, wyjaśnij, którzy pracownicy w firmie zasady przechowywania e -maili obejmuje. W zależności od celu wdrożenia polityki przede wszystkim może ona nie dotyczyć wszystkich w Twojej organizacji. Na przykład pracownicy magazynu, którzy nie zajmują się korespondencją elektroniczną, mogą nie być zobowiązani do przestrzegania polityki. Z drugiej strony przedstawiciele obsługi klienta mogą być zobowiązani do przechowywania większości swoich e -maili.
Opisz, które rodzaje korespondencji e -mail są zgodne z zarządzaniem zasadami zatrzymania wiadomości e -mail. Na przykład niektóre firmy piszą zasady przechowywania e -maili dotyczących e -maili dotyczących spraw administracyjnych, fiskalnych, ogólnych i efemerycznych. Polityka Twojej firmy może dotyczyć w szczególności wiadomości e -mail dotyczących spraw, które mają wymogi prawne. Niezależnie od e -maili, pod którymi zdecydujesz się omówićPolityka, upewnij się, że jesteś jasny i zwięzły na ten temat.
Polityka powinna również opisać, jak długo należy zachować e -maile i jak pracownicy powinni zachować e -maile. W przypadku zgodności z rekordem możesz być prawnie zobowiązany do zachowania korespondencji klienta przez okres pięciu lat. Oprócz tego, że jest przechowywane w archiwum e -mail na twoim serwerze, prawo może również wymagać wydrukowania wiadomości e -mail i zatrzymania papierowej kopii w pliku klienta. Niezależnie od procedury zachowania tych rekordów, upewnij się, że szczegółowo to przeliterujesz, pisząc zasadę retencji e -mail.
Dobra polityka zatrzymywania wiadomości e -mail powinna obejmować dział lub tytuł pracownika odpowiedzialnego za monitorowanie wymagań. Twoja firma może mieć dział przepisów lub pracownik odpowiedzialny za upewnienie się, że procesy firmy są zgodne z prawem. Może to być osoba fizyczna, która ma być odpowiedzialna za monitorowanie i egzekwowanie zasad zatrzymywania wiadomości e -mail. Wyraźnie stwierdzaj, kto jest rEsponalne dla zarządzania polisą, aby pracownicy wiedzieli, do kogo się zwrócić, jeśli mają pytania lub problemy.
Po utworzeniu polityki jednym z najważniejszych kroków jest jej rozpowszechnianie. Polityki nie można przestrzegać, jeśli pracownicy, którzy muszą ją wdrożyć, nie wiedzą, że istnieje. Możesz również zorganizować spotkanie lub sesję szkoleniową również dla dotkniętych pracowników. Zapewnia to, że otrzymują informacje, których potrzebują, aby przestrzegać zasad zatrzymywania wiadomości e -mail.