Hvordan oppretter jeg en policy for e -postoppbevaring?

For å opprette en policy for e -postoppbevaring, må du først oppgi grunnen til at du skriver policyen - for å oppfylle juridiske krav, for å beholde bevis på forretningsdokumenter eller for å sikre at viktig informasjon ikke går tapt. Dokumentet skal også forklare hvilke ansatte politikken påvirker, og hvilke typer e -postmeldinger som er inkludert. Du må også bestemme hvor lenge e -postmeldinger skal holdes; Du kan være lovlig pålagt å beholde visse e -postmeldinger i en bestemt periode. Å tildele en ansatt til å være ansvarlig for å overvåke policyen kan bidra til å sikre at policyen din blir håndhevet på riktig måte.

En e -postoppbevaringspolicy er en skriftlig prosedyre for hvordan et selskap ønsker at de ansatte skal håndtere e -postkommunikasjon. Retningslinjer for e -postoppbevaring oppgir vanligvis hvilke e -postmeldinger som skal beholde, hvor lenge og hvordan de lagrer e -postene. I mange jurisdiksjoner er det juridiske krav til hvor lang selskapskommunikasjon - inkludert e -post - må holdes, så å ha en CLPolicy for e -postoppbevaring er viktig.

Når du skriver policyen din, forklar hvilke ansatte i selskapet som e -postretensjonspolicy dekker. Avhengig av formålet med å implementere policyen i utgangspunktet, kan det hende at det ikke gjelder alle i organisasjonen din. For eksempel kan det hende at lageransatte som ikke takler elektronisk korrespondanse, ikke er pålagt å overholde politikken. Representanter for kundeservice, på den andre siden, kan være pålagt å beholde de fleste e -postene sine.

Beskriv hvilke typer e -postkorrespondanse som faller under styring av policyen for e -postoppbevaring. Noen selskaper skriver for eksempel retningslinjer for oppbevaring av e -post som gjelder e -postmeldinger som omhandler administrative, finanspolitiske, generelle og flyktige forhold. Bedriftspolitikken din kan handle spesifikt med e -postene som omhandler saker som har juridiske krav. Uansett hvilke e -postmeldinger du velger å bli dekket underPolitikken, sørg for at du er klar og kortfattet i emnet.

Retningslinjene skal også beskrive hvor lange e -postmeldinger som skal beholdes og hvordan ansatte skal beholde e -postene. For postoverholdelse kan du være lovlig forpliktet til å beholde kundekorrespondansen i en femårsperiode. I tillegg til å bli lagret i et e -postarkiv på serveren din, kan loven også kreve at du skriver ut e -posten og beholder papirkopi i kundens fil. Uansett hva prosedyren er for å beholde disse postene, må du stave det ut i detalj når du skriver policyen for e -postoppbevaring.

En god policy for e -postoppbevaring bør omfatte avdelingen eller tittelen på den ansatte som er ansvarlig for å overvåke kravene. Bedriften din kan ha en overholdelsesavdeling eller ansatt som er ansvarlig for å sørge for at selskapets prosesser er i samsvar med loven. Dette kan være den naturlige personen som har ansvaret for å overvåke og håndheve policyen for e -postoppbevaring. Oppgi tydelig hvem som er rSponsbar for å håndtere politikken slik at ansatte vet hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål eller problemer.

Etter å ha opprettet politikken, er et av de viktigste trinnene å spre den. En policy kan ikke følges hvis de ansatte som må implementere den ikke vet at den eksisterer. Det kan være lurt å holde et møte eller en treningsøkt også for de berørte ansatte. Dette sikrer at de mottar den informasjonen de trenger for å overholde policyen for e -postoppbevaring.