Hvordan oppretter jeg en policy for oppbevaring av e-post?
For å lage en policy for oppbevaring av e-post, må du først oppgi grunnen til at du skriver retningslinjene - for å overholde lovkrav, beholde bevis på forretningsdokumenter, eller for å sikre at viktig informasjon ikke går tapt. Dokumentet skal også forklare hvilke ansatte policyen påvirker, og hvilke typer e-poster som er inkludert. Du må også bestemme hvor lenge e-postmeldinger skal oppbevares; Det kan hende du er lovlig pålagt å beholde bestemte e-poster i en bestemt periode. Å tildele en ansatt å være ansvarlig for å overvåke policyen kan bidra til å sikre at policyen din blir håndhevet på riktig måte.
En policy for oppbevaring av e-post er en skriftlig prosedyre for hvordan et selskap ønsker at de ansatte skal håndtere e-postkommunikasjon. Retningslinjer for e-postoppbevaring oppgir vanligvis hvilke e-poster ansatte skal beholde, hvor lenge og hvordan de skal lagre e-postene. I mange jurisdiksjoner er det juridiske krav for hvor lenge selskapskommunikasjon - inkludert e-postmeldinger - må holdes, så det er viktig å ha en klar politikk for oppbevaring av e-post.
Når du skriver retningslinjene dine, kan du forklare hvilke ansatte i selskapet e-postbevaringspolitikken dekker. Avhengig av formålet med å implementere policyen i utgangspunktet, kan det hende det ikke gjelder alle i organisasjonen din. For eksempel kan lageransatte som ikke håndterer elektronisk korrespondanse, ikke være pålagt å følge retningslinjene. Det kan hende at kundeservicerepresentanter må oppbevare det meste av e-postmeldinger.
Beskriv hvilke typer e-postkorrespondanse som faller inn under styringen av retningslinjene for oppbevaring av e-post. Noen selskaper skriver for eksempel retningslinjer for oppbevaring av e-post som gjelder e-poster som omhandler administrative, skattemessige, generelle og flyktige spørsmål. Firmapolitikken din kan omhandle spesifikt e-postene som omhandler forhold som har juridiske krav. Uansett hvilken e-post du velger å bli dekket under policyen, må du sørge for at du er tydelig og konsis om emnet.
Politikken skal også beskrive hvor lenge e-postene skal beholdes og hvordan ansatte skal beholde e-postene. For registrering av samsvar kan du være juridisk forpliktet til å beholde kundekorrespondanse i en femårsperiode. I tillegg til å være lagret i et e-postarkiv på serveren din, kan loven også kreve at du skriver ut e-posten og beholder papirkopi i kundens fil. Uansett prosedyre for å beholde disse postene, må du sørge for at du stave det i detalj når du skriver retningslinjer for oppbevaring av e-post.
En god policy for oppbevaring av e-post bør omfatte avdeling eller tittel på den ansatte som er ansvarlig for å overvåke kravene. Firmaet ditt kan ha en avdeling eller ansatt som er ansvarlig for å sørge for at selskapets prosesser er i samsvar med loven. Dette kan være den fysiske personen som har ansvaret for å overvåke og håndheve retningslinjene for oppbevaring av e-post. Oppgi tydelig hvem som er ansvarlig for å administrere policyen, slik at de ansatte vet hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål eller problemer.
Etter å ha opprettet politikken, er et av de viktigste trinnene å spre den. En policy kan ikke følges hvis de ansatte som må implementere den ikke vet at den eksisterer. Det kan være lurt å holde et møte eller en treningsøkt for de berørte ansatte også. Dette sikrer at de mottar informasjonen de trenger for å overholde retningslinjene for oppbevaring av e-post.