メール保存ポリシーを作成するにはどうすればよいですか？

メール保存ポリシーを作成するには、まず、ポリシーを作成する理由を明記する必要があります—法的要件に従う、ビジネス文書の証拠を保持する、または重要な情報が失われないようにするためです。 また、ドキュメントは、ポリシーが影響する従業員、および含まれる電子メールの種類を説明する必要があります。 また、メールを保持する期間も決定する必要があります。 特定のメールを特定の期間保持することが法的に求められる場合があります。 ポリシーの監視を担当する従業員を割り当てると、ポリシーが適切に実施されるようになります。

電子メール保持ポリシーは、企業が従業員に電子メール通信を処理する方法について書かれた手順です。 通常、電子メール保存ポリシーには、従業員が保持する電子メール、保存期間、保存方法が記載されています。 多くの司法管轄区では、企業のコミュニケーション（電子メールを含む）を保持する期間に関する法的要件があるため、明確な電子メール保持ポリシーを設定することが重要です。

ポリシーを作成する際、社内のどの従業員がメール保存ポリシーの対象となるかを説明してください。 そもそもポリシーを実装する目的によっては、組織内の全員に適用されない場合があります。 たとえば、電子通信を処理しない倉庫従業員は、ポリシーに従う必要がない場合があります。 一方、顧客サービス担当者は、ほとんどの電子メールを保持する必要がある場合があります。

どのタイプの電子メール通信が電子メール保存ポリシーのガバナンスに該当するかを説明してください。 たとえば、一部の企業は、管理、財政、一般、および一時的な問題を扱うメールに関連するメール保持ポリシーを作成します。 会社のポリシーでは、法的要件のある事項を扱うメールを特に扱う場合があります。 ポリシーの対象となるメールを選択した場合は、主題について明確かつ簡潔であることを確認してください。

ポリシーには、電子メールを保持する期間と従業員が電子メールを保持する方法も記述する必要があります。 記録遵守のために、お客様は5年間、顧客との通信を保持する法的義務を負う場合があります。 法律では、サーバー上のメールアーカイブに保存されることに加えて、メールを印刷し、顧客のファイルにハードコピーを保持することも義務付けられている場合があります。 これらの記録を保持するための手順が何であれ、電子メール保持ポリシーを作成する際には、必ず詳細に記述してください。

適切なメール保存ポリシーには、要件の監視を担当する従業員の部署または役職を含める必要があります。 会社には、会社のプロセスが法律に従っていることを確認する責任を負うコンプライアンス部門または従業員がいる場合があります。 これは、電子メール保存ポリシーの監視と実施を担当する自然な人かもしれません。 従業員が質問や問題がある場合に誰に頼るかを知るように、ポリシーの管理に責任を負うのは誰であるかを明確に述べてください。

ポリシーを作成した後、最も重要な手順の1つはポリシーを広めることです。 ポリシーを実装する必要がある従業員がその存在を知らない場合、ポリシーを順守することはできません。 影響を受ける従業員のために会議またはトレーニングセッションを開催することもできます。 これにより、メール保持ポリシーを順守するために必要な情報を確実に受け取ることができます。