電子メール保持ポリシーを作成するにはどうすればよいですか？

電子メール保持ポリシーを作成するには、最初にポリシーを作成している理由を述べなければなりません。法的要件を遵守する、ビジネス文書の証明を保持する、または重要な情報が失われないようにするためです。また、ドキュメントでは、ポリシーがどの従業員に影響し、どのタイプの電子メールが含まれているかを説明する必要があります。また、電子メールの保持期間を決定する必要があります。特定の期間、特定の電子メールを保持することが法的に必要な場合があります。ポリシーの監視を担当する従業員を割り当てることで、ポリシーが適切に施行されるようにすることができます。

電子メール保持ポリシーは、企業が従業員に電子メール通信を処理する方法に関する書面による手順です。電子メール保持ポリシーは、通常、従業員が保持すべき時間、どのくらいの期間、電子メールを保存する必要があるかを述べています。多くの管轄区域では、電子メールを含む企業コミュニケーションがどれだけ長く保持する必要があるかについての法的要件があるため、CLを使用する必要があります。耳の電子メール保持ポリシーは重要です。

ポリシーを書くときは、会社の従業員が電子メール保持ポリシーをカバーするかを説明してください。そもそもポリシーを実装する目的に応じて、組織内のすべての人には適用されない場合があります。たとえば、電子通信に対処しない倉庫の従業員は、ポリシーを順守する必要がない場合があります。他のカスタマーサービスの代表者は、ほとんどのメールを保管するために必要になる場合があります。

電子メールの通信の種類が、電子メール保持ポリシーのガバナンスに該当するかを説明してください。たとえば、一部の企業は、管理、財政、一般、および一時的な問題を扱う電子メールに関連する電子メール保持ポリシーを作成しています。あなたの会社のポリシーは、法的要件がある問題を扱う電子メールを具体的に扱う場合があります。どちらの電子メールでカバーされるかを選択しましたポリシー、あなたが主題について明確かつ簡潔であることを確認してください。

ポリシーは、電子メールを保持する時間と従業員がメールを保持する方法も説明する必要があります。記録的なコンプライアンスのために、5年間の顧客通信を保持する法的義務がある場合があります。サーバーの電子メールアーカイブに保存されていることに加えて、法律では、メールを印刷して顧客のファイルにハードコピーを保持することも要求される場合があります。これらのレコードを保持するための手順が何であれ、電子メール保持ポリシーを書くときに詳細に詳細に綴ります。

適切な電子メール保持ポリシーには、要件の監視を担当する従業員の部門またはタイトルを含める必要があります。あなたの会社には、会社のプロセスが法律に従っていることを確認するためのコンプライアンス部門または従業員が責任を負う場合があります。これは、電子メール保持ポリシーの監視と実施を担当する自然人かもしれません。 rであることを明確に述べてください従業員が質問や問題がある場合に誰に目を向けるべきかを従業員を知るために、ポリシーを管理するために特に。

ポリシーを作成した後、最も重要な手順の1つは、それを広めることです。それを実装しなければならない従業員がそれが存在することを知らない場合、ポリシーを順守することはできません。影響を受ける従業員の会議やトレーニングセッションを開催することもできます。これにより、電子メール保持ポリシーを遵守するために必要な情報を受け取ることが保証されます。