이메일 보관 정책은 어떻게 만듭니 까?

이메일 보관 정책을 만들려면 먼저 정책을 작성하는 이유를 설명해야합니다. 법적 요구 사항을 준수하거나 비즈니스 증명 서류를 보관하거나 중요한 정보가 손실되지 않도록해야합니다. 이 문서는 또한 정책이 영향을받는 직원과 어떤 유형의 이메일이 포함되는지 설명해야합니다. 또한 이메일을 보관할 기간을 결정해야합니다. 특정 기간 동안 특정 이메일을 법적으로 보관해야 할 수도 있습니다. 정책 모니터링을 담당 할 직원을 지정하면 정책을 올바르게 시행 할 수 있습니다.

이메일 보관 정책은 회사가 직원들이 이메일 통신을 처리하기를 원하는 방식에 대한 서면 절차입니다. 이메일 보관 정책에는 일반적으로 직원이 보관해야하는 이메일, 기간 및 이메일 저장 방법이 명시되어 있습니다. 많은 관할 구역에서는 전자 메일을 포함한 회사 통신을 유지하는 데 필요한 법적 요구 사항이 있으므로 명확한 전자 메일 보존 정책을 갖는 것이 중요합니다.

정책을 작성할 때 이메일 보존 정책이 적용되는 회사의 직원을 설명하십시오. 우선 정책을 구현하려는 목적에 따라 조직의 모든 사람에게 적용되지 않을 수 있습니다. 예를 들어 전자 서신을 다루지 않는 창고 직원은 정책을 준수하지 않아도됩니다. 반면 고객 서비스 담당자는 대부분의 이메일을 보관해야합니다.

어떤 유형의 이메일 통신이 이메일 보존 정책의 통제에 해당되는지 설명하십시오. 예를 들어, 일부 회사는 관리, 재정, 일반 및 임시 문제를 처리하는 전자 메일과 관련된 전자 메일 보존 정책을 작성합니다. 회사 정책에 따라 법적 요구 사항이있는 문제를 다루는 전자 메일이 구체적으로 처리 될 수 있습니다. 정책에 포함되도록 선택한 전자 메일은 주제에 대해 명확하고 간결해야합니다.

이 정책은 또한 이메일을 보관하는 기간과 직원이 이메일을 보관하는 방법을 설명해야합니다. 기록 준수를 위해 5 년 동안 고객 서신을 유지해야 할 법적 의무가있을 수 있습니다. 법은 서버의 이메일 보관함에 저장 될뿐만 아니라 이메일을 인쇄하고 고객의 파일에 하드 카피를 보관해야 할 수도 있습니다. 이러한 레코드를 보관하기위한 절차가 무엇이든, 이메일 보관 정책을 작성할 때 상세하게 철자를 작성하십시오.

올바른 이메일 보존 정책에는 요구 사항을 모니터링하는 담당자의 부서 또는 직함이 포함되어야합니다. 회사에는 회사 프로세스가 법률에 따라 진행되도록하는 준수 부서 또는 직원이있을 수 있습니다. 전자 메일 보존 정책을 모니터링하고 시행하는 것은 당연한 일입니다. 직원이 질문이나 문제가있을 경우 누구에게 문의해야하는지 알 수 있도록 정책 관리 담당자를 명확하게 명시하십시오.

정책을 만든 후 가장 중요한 단계 중 하나는 정책을 전파하는 것입니다. 정책을 구현해야하는 직원이 정책을 모르는 경우 정책을 준수 할 수 없습니다. 영향을받는 직원을위한 회의 또는 교육 세션을 개최 할 수도 있습니다. 이를 통해 이메일 보관 정책을 준수하는 데 필요한 정보를받을 수 있습니다.