이메일 보유 정책을 어떻게 작성합니까?

이메일 보존 정책을 만들려면 먼저 법적 요구 사항을 준수하거나 비즈니스 문서 증명을 유지하거나 중요한 정보가 손실되지 않도록 정책을 작성하는 이유를 먼저 언급해야합니다. 문서는 또한 정책에 영향을 미치는 직원과 어떤 유형의 이메일이 포함되어 있는지 설명해야합니다. 또한 이메일을 얼마나 오래 보관 해야하는지 결정해야합니다. 특정 기간 동안 특정 이메일을 보유해야 할 수도 있습니다. 정책을 모니터링 할 책임이있는 직원을 지정하면 정책이 적절하게 시행되도록하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이메일 유지 정책은 회사가 직원이 이메일 커뮤니케이션을 처리하기를 원하는 방법에 대한 서면 절차입니다. 이메일 유지 정책은 일반적으로 직원이 보유해야 할 이메일, 기간 및 이메일 저장 방법에 대해 명시합니다. 많은 관할 구역에서는 이메일을 포함하여 회사 커뮤니케이션이 얼마나 오래 보관되어야하는지에 대한 법적 요구 사항이 있습니다.귀 이메일 유지 정책이 중요합니다.

정책을 작성할 때 회사의 직원이 이메일 보유 정책을 다루는 직원을 설명하십시오. 처음에 정책을 구현하기위한 목적에 따라 조직의 모든 사람에게는 적용되지 않을 수 있습니다. 예를 들어, 전자 서신을 다루지 않는 창고 직원은 정책을 준수하지 않아도 될 수 있습니다. 고객 서비스 담당자는 대부분의 이메일을 유지해야 할 수도 있습니다.

이메일 보존 정책의 거버넌스에 따라 어떤 유형의 이메일 서신이 있는지 설명하십시오. 예를 들어, 일부 회사는 행정, 재정, 일반 및 임시 문제를 다루는 이메일과 관련된 이메일 보존 정책을 작성합니다. 회사 정책은 법적 요구 사항이있는 문제를 다루는 이메일을 구체적으로 다룰 수 있습니다. 어떤 이메일을 선택하든정책, 당신이 주제에 대해 명확하고 간결한 지 확인하십시오.

정책은 또한 이메일을 유지 해야하는 시간과 직원이 이메일을 어떻게 유지 해야하는지 설명해야합니다. 기록 준수의 경우, 귀하는 5 년 동안 고객 서신을 유지해야 할 의무가있을 수 있습니다. 서버의 이메일 아카이브에 저장되는 것 외에도 법률에 따라 이메일을 인쇄하고 고객 파일에 하드 카피를 유지해야 할 수도 있습니다. 이러한 기록을 유지하기위한 절차가 무엇이든, 이메일 보유 정책을 작성할 때 자세히 설명하십시오.

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우수한 이메일 보존 정책에는 요구 사항을 모니터링 할 책임이있는 직원의 부서 또는 소유권이 포함되어야합니다. 귀사는 회사 프로세스가 법에 따라 달성되도록하는 규정 준수 부서 또는 직원이있을 수 있습니다. 이것은 이메일 보존 정책을 모니터링하고 시행하는 자연인 일 수 있습니다. 누가 r인지 명확하게 말합니다정책을 관리 할 수 ​​있도록 직원들이 질문이나 문제가있는 경우 누가 돌아갈 것인지 알 수 있도록합니다.

정책을 만들면 가장 중요한 단계 중 하나는이를 전파하는 것입니다. 이를 구현 해야하는 직원이 존재한다는 것을 알지 못하면 정책을 준수 할 수 없습니다. 영향을받는 직원을위한 회의 또는 교육 세션을 개최 할 수도 있습니다. 이를 통해 이메일 보존 정책을 준수하는 데 필요한 정보를받을 수 있습니다.