Jak se mohu stát správcem kanceláře?

K tomu, aby se stal správcem správní kanceláře, jsou nezbytné tři základní dovednosti: koordinace projektu, počítačové dovednosti a interpersonální dovednosti. Správce výkonné kanceláře je obvykle odpovědný za správu veškerých korespondentských a administrativních funkcí, které vyžaduje vedoucí pracovník nebo výkonný pracovník. Nejedná se o pozici na základní úrovni, ale obvykle ji zastává někdo, kdo má 10 až 15 let zkušeností jako výkonný správce nebo vedoucí kanceláře. V této roli obvykle existuje určitá úroveň emoční zralosti a důvěrnosti.

Z komunitních a profesních škol je obvykle k dispozici řada školicích programů, které vám pomohou stát se správcem kanceláře. Tyto programy trvají jeden až dva roky a často se nazývají programy správy a řízení kanceláří. Podívejte se na program s kurzy výkonného řízení, kde se dozvíte, jak pracovat s lidmi ve vysoce výkonných pozicích.

Lidé, kteří jsou v této roli úspěšní a šťastní, jsou přirozeně odchozí, rádi pracují s lidmi a rádi jsou uprostřed akce. On nebo ona má velkou hrdost na to, že má vnitřní lopatku, ale může udržet tajemství. V této roli je nezbytná důvěra, asertivita a postoj. Je důležité, aby se osoba v této roli nebála říkat pravdu, protože mnoho vedoucích pracovníků se spoléhá na správce kanceláře, aby jim pomohl vyhnout se chybám.

Koordinační schopnosti v tomto prostředí odkazují na schopnost motivovat ostatní k dokončení úkolu včas. Musí být schopen poskytnout výkonnému pracovníkovi pracovní produkt, který požadují včas, bez ohledu na to, kdo ve skutečnosti odpovídá. Existuje mnoho způsobů, jak zajistit, aby byly splněny potřeby výkonné moci a použité techniky závisí na situaci a úkolu. Například administrátor může jménem exekutivy spolupracovat s externími dodavateli při plnění konkrétních termínů, přičemž se musí ujistit, že jsou si vědomi toho, kdo je klient a profil události. Může také říci místním manažerům, že úkol je splatný den před tím, než je skutečně, takže bude určitě připraven včas.

Odborné dovednosti v oblasti kancelářské produktivity a dalších počítačových softwarových nástrojů jsou nezbytné, aby se stal výkonným správcem kanceláře. Musí mít nejvyšší úroveň dovedností, aby dosáhl účinnosti potřebné k dokončení úkolů v omezeném množství času. Nezapomeňte získat formální certifikaci softwarových produktů používaných ve vašem oboru. Tato dokumentace vám poskytne výhodu při hledání pozice. Nezapomeňte tyto dovednosti průběžně aktualizovat, protože je to v této roli zásadní.

Jakmile se stanete administrátorem správní kanceláře, zastupujete exekutivu. Interpersonální dovednosti jsou velmi důležité pro udržení této pozice a efektivní plnění úkolů. Řízení konfliktních priorit a obtížných osobností jsou dovednosti, které budou používány každý den. Kromě toho je zachování důvěrnosti při současném kontaktu s drby a novinkami v rovnováze aktem, který většina výkonných správců kanceláří provádí snadno.