Hvordan bliver jeg administrerende kontor?
Der er tre primære færdigheder, der er nødvendige for at blive en administrerende kontoradministrator: projektkoordinering, computerfærdigheder og interpersonelle færdigheder. En administrerende direktør er typisk ansvarlig for styring af alle de korrespondance og administrative funktioner, der kræves af en senior manager eller direktør. Dette er ikke en position på entry-level, men besiddes typisk af en person med 10 til 15 års erfaring som udøvende administrator eller kontorchef. Der kræves normalt et vist niveau af følelsesmæssig modenhed og fortrolighed i denne rolle.
En række uddannelsesprogrammer er normalt tilgængelige fra samfunds- og karrierehøjskoler for at hjælpe dig med at blive administrerende direktør. Disse programmer er et til to år i længden og kaldes ofte kontoradministration eller styringsprogrammer. Se efter et program med kurser i udøvende ledelse for at lære, hvordan man arbejder med mennesker i højdrevne positioner.
Mennesker, der er succesrige og glade i denne rolle, er naturligvis udadvendte, nyder at arbejde med mennesker og kan lide at være midt i handlingen. Han eller hun er meget stolte af at have den indvendige scoop, men kan bevare en hemmelighed. Tillid, selvsikkerhed og holdning er nødvendige i denne rolle. Det er vigtigt, at personen i denne rolle ikke er bange for at fortælle sandheden, da mange ledere er afhængige af kontoradministratoren for at hjælpe dem med at undgå fejl.
Koordinationsfærdigheder i dette miljø henviser til evnen til at motivere andre til at afslutte en opgave til tiden. Han eller hun skal kunne give direktøren det arbejdsprodukt, de har brug for til tiden, uanset hvem der faktisk er ansvarlig. Der er mange måder at sikre, at den udøvende ledelses behov imødekommes, og de anvendte teknikker afhænger af situationen og opgaven. For eksempel kan administratoren samarbejde med eksterne leverandører på vegne af den udøvende koncern for at overholde specifikke frister og sikre sig, at de er opmærksomme på, hvem klienten er, og om profilen til begivenheden. Han eller hun kan også fortælle lokale ledere, at en opgave forfalder en dag før den faktisk er, så den helt sikkert vil være klar til tiden.
Færdigheder på ekspertniveau med kontorproduktivitet og andre computersoftwareværktøjer er vigtige for at blive en administrerende kontoradministrator. Han eller hun skal have det højeste niveau af dygtighed for at opnå den effektivitet, der kræves for at udføre opgaverne i en begrænset periode. Sørg for at opnå formel certificering i de softwareprodukter, der bruges i din branche. Denne dokumentation giver dig en fordel, når du leder efter en position. Sørg for at holde disse færdigheder ajour, da dette er vigtigt i denne rolle.
Når du er blevet en administrerende kontoradministrator, repræsenterer du den udøvende. Interpersonelle færdigheder er meget vigtige for at opretholde denne position og effektivt udføre opgaverne. Håndtering af modstridende prioriteter og vanskelige personligheder er færdigheder, der vil blive brugt hver dag. Derudover er opretholdelse af fortrolighed, mens du holder kontakten med sladder på kontoret og nyheder, en balance, som de fleste administrerende kontoradministratorer udfører med lethed.