Como me torno um administrador do escritório executivo?
Existem três habilidades principais necessárias para se tornar um administrador do escritório executivo: coordenação do projeto, habilidades com o computador e habilidades interpessoais. Um administrador de escritório executivo normalmente é responsável por gerenciar todas as funções administrativas e de correspondência exigidas por um gerente ou executivo sênior. Esta não é uma posição de nível de entrada, mas normalmente é ocupada por alguém com 10 a 15 anos de experiência como administrador executivo ou gerente de escritório. Geralmente, é necessário um certo nível de maturidade emocional e confidencialidade nessa função.
Uma variedade de programas de treinamento geralmente está disponível nas faculdades comunitárias e de carreira para ajudá-lo a se tornar um administrador de escritório executivo. Esses programas têm a duração de um a dois anos e geralmente são chamados de programas de administração ou gerenciamento de escritório. Procure um programa com cursos em gestão executiva para aprender sobre como trabalhar com pessoas em cargos importantes.
As pessoas que são bem-sucedidas e felizes nesse papel são naturalmente extrovertidas, gostam de trabalhar com pessoas e gostam de estar no meio da ação. Ele ou ela se orgulha de ter informações privilegiadas, mas pode manter um segredo. Confiança, assertividade e equilíbrio são necessários nesse papel. É importante que a pessoa nesta função não tenha medo de dizer a verdade, pois muitos executivos confiam no administrador do escritório para ajudá-los a evitar erros.
As habilidades de coordenação nesse ambiente se referem à capacidade de motivar outras pessoas a concluir uma tarefa no prazo. Ele ou ela deve poder fornecer ao executivo o produto de trabalho que eles exigem no prazo, independentemente de quem realmente é responsável. Existem várias maneiras de garantir que as necessidades do executivo sejam atendidas, e as técnicas utilizadas dependem da situação e da tarefa. Por exemplo, o administrador pode trabalhar com fornecedores externos em nome do executivo para cumprir prazos específicos, garantindo que eles estejam cientes de quem é o cliente e do perfil do evento. Ele ou ela também pode dizer aos gerentes locais que uma tarefa deve ser entregue um dia antes de ser efetivamente, para que esteja definitivamente pronta a tempo.
As habilidades de nível de especialista em produtividade do escritório e outras ferramentas de software de computador são essenciais para se tornar um administrador executivo do escritório. Ele ou ela deve ter o mais alto nível de habilidade para atingir a eficiência necessária para concluir as tarefas em um período limitado de tempo. Certifique-se de obter a certificação formal nos produtos de software usados em seu setor. Esta documentação lhe dará uma vantagem ao procurar uma posição. Certifique-se de manter essas habilidades atualizadas, pois isso é essencial para esta função.
Depois de se tornar um administrador do escritório executivo, você representa o executivo. As habilidades interpessoais são muito importantes para manter essa posição e executar efetivamente as tarefas. Gerenciar prioridades conflitantes e personalidades difíceis são habilidades que serão usadas todos os dias. Além disso, manter a confidencialidade enquanto mantém contato com as fofocas e as notícias do escritório é um ato de equilíbrio que a maioria dos administradores de escritório executivo executa com facilidade.