Jak zostać administratorem biura wykonawczego?
Aby zostać administratorem biura wykonawczego, potrzebne są trzy podstawowe umiejętności: koordynacja projektu, umiejętności obsługi komputera i umiejętności interpersonalne. Administrator biura wykonawczego zazwyczaj odpowiada za zarządzanie wszystkimi funkcjami korespondencyjnymi i administracyjnymi wymaganymi przez kierownika wyższego szczebla lub kierownika. Nie jest to pozycja na poziomie podstawowym, ale zazwyczaj zajmuje ją ktoś z 10 do 15-letnim doświadczeniem jako administrator wykonawczy lub kierownik biura. W tej roli zwykle wymagany jest pewien poziom dojrzałości emocjonalnej i poufności.
Szereg programów szkoleniowych jest zazwyczaj dostępnych w szkołach wyższych i zawodowych, aby pomóc Ci zostać administratorem biura wykonawczego. Programy te trwają od jednego do dwóch lat i często nazywane są programami do administrowania lub zarządzania biurem. Poszukaj programu z kursami zarządzania dla kadry kierowniczej, aby dowiedzieć się, jak pracować z ludźmi na stanowiskach o wysokiej pozycji.
Ludzie, którzy odnoszą sukcesy i są szczęśliwi w tej roli, są naturalnie towarzyscy, lubią pracować z ludźmi i lubią być w środku akcji. Jest dumny z tego, że ma wewnętrzną gałkę, ale może zachować tajemnicę. W tej roli konieczne jest zaufanie, asertywność i równowaga. Ważne jest, aby osoba w tej roli nie bała się powiedzieć prawdy, ponieważ wielu kierowników polega na administratorze biura, który pomaga im uniknąć błędów.
Umiejętności koordynacyjne w tym środowisku odnoszą się do umiejętności motywowania innych do wykonania zadania na czas. Musi być w stanie dostarczyć dyrektorowi produkt pracy, którego potrzebują na czas, niezależnie od tego, kto faktycznie jest odpowiedzialny. Istnieje wiele sposobów na zaspokojenie potrzeb kierownictwa, a stosowane techniki zależą od sytuacji i zadania. Na przykład administrator może współpracować z zewnętrznymi dostawcami w imieniu kierownictwa, aby dotrzymać określonych terminów, upewniając się, że wie, kim jest klient i profil wydarzenia. Może on również powiedzieć lokalnym menedżerom, że zadanie należy wykonać na dzień przed jego wykonaniem, aby na pewno było gotowe na czas.
Umiejętności na poziomie eksperckim w zakresie wydajności biurowej i innych narzędzi komputerowych są niezbędne, aby zostać administratorem biura wykonawczego. Musi on posiadać najwyższy poziom umiejętności, aby osiągnąć wydajność wymaganą do wykonania zadań w ograniczonym czasie. Pamiętaj, aby uzyskać formalny certyfikat na oprogramowanie używane w Twojej branży. Ta dokumentacja daje przewagę, gdy szukasz stanowiska. Pamiętaj o aktualizowaniu tych umiejętności, ponieważ jest to niezbędne w tej roli.
Gdy zostaniesz administratorem biura wykonawczego, będziesz reprezentował go. Umiejętności interpersonalne są bardzo ważne dla utrzymania tej pozycji i skutecznego wykonywania zadań. Zarządzanie sprzecznymi priorytetami i trudnymi osobowościami to umiejętności, które będą wykorzystywane każdego dnia. Ponadto zachowanie poufności przy jednoczesnym utrzymywaniu kontaktu z plotkami i wiadomościami biurowymi jest działaniem równoważącym, które większość administratorów biur wykonawczych wykonuje z łatwością.