Wie werde ich Executive Office Administrator?

Es gibt drei grundlegende Fähigkeiten, die erforderlich sind, um ein Executive Office-Administrator zu werden: Projektkoordination, Computerkenntnisse und zwischenmenschliche Fähigkeiten. Ein Executive Office-Administrator ist in der Regel für die Verwaltung aller Korrespondenz- und Verwaltungsfunktionen verantwortlich, die von einem Senior Manager oder Executive Manager benötigt werden. Dies ist keine Einstiegsposition, sondern wird in der Regel von jemandem mit 10 bis 15 Jahren Erfahrung als Executive Administrator oder Office Manager besetzt. In dieser Rolle ist normalerweise ein gewisses Maß an emotionaler Reife und Vertraulichkeit erforderlich.

In der Regel bieten Community- und Career-Colleges eine Reihe von Schulungsprogrammen an, mit denen Sie zum Executive Office-Administrator werden können. Diese Programme haben eine Länge von ein bis zwei Jahren und werden oft als Office-Verwaltungs- oder Verwaltungsprogramme bezeichnet. Suchen Sie nach einem Programm mit Kursen für Führungskräfte, um zu erfahren, wie Sie mit Menschen in Führungspositionen arbeiten können.

Menschen, die in dieser Rolle erfolgreich und glücklich sind, sind von Natur aus kontaktfreudig, arbeiten gerne mit Menschen zusammen und stehen gerne mitten im Geschehen. Er oder sie ist sehr stolz darauf, die Insider-Informationen zu haben, kann aber ein Geheimnis für sich behalten. Vertrauen, Durchsetzungsvermögen und Ausgeglichenheit sind in dieser Rolle erforderlich. Es ist wichtig, dass die Person in dieser Rolle keine Angst hat, die Wahrheit zu sagen, da sich viele Führungskräfte auf den Büroadministrator verlassen, um Fehler zu vermeiden.

Koordinationsfähigkeiten in diesem Umfeld beziehen sich auf die Fähigkeit, andere zu motivieren, eine Aufgabe rechtzeitig zu erledigen. Er oder sie muss in der Lage sein, der Führungskraft das gewünschte Arbeitsprodukt rechtzeitig zur Verfügung zu stellen, unabhängig davon, wer tatsächlich dafür verantwortlich ist. Es gibt viele Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse der Führungskraft erfüllt werden, und die verwendeten Techniken hängen von der Situation und der Aufgabe ab. Zum Beispiel kann der Administrator im Namen der Führungskraft mit externen Lieferanten zusammenarbeiten, um bestimmte Fristen einzuhalten und sicherzustellen, dass diese wissen, wer der Kunde ist und welches Profil die Veranstaltung hat. Er oder sie kann den lokalen Managern auch mitteilen, dass eine Aufgabe einen Tag vor der tatsächlichen Aufgabe fällig ist, so dass sie auf jeden Fall pünktlich fertig sein wird.

Kenntnisse auf Expertenebene in Bezug auf Büroproduktivität und andere Computersoftwaretools sind für die Ausübung einer Führungsposition als Büroadministrator unerlässlich. Er oder sie muss über die höchsten Fähigkeiten verfügen, um die erforderliche Effizienz zu erzielen, um die Aufgaben in einer begrenzten Zeit zu erledigen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine formelle Zertifizierung für die in Ihrer Branche verwendeten Softwareprodukte erhalten. Diese Dokumentation verschafft Ihnen einen Vorteil bei der Stellensuche. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fähigkeiten auf dem neuesten Stand halten, da dies für diese Rolle von wesentlicher Bedeutung ist.

Sobald Sie ein Executive Office Administrator werden, vertreten Sie die Führungskraft. Zwischenmenschliche Fähigkeiten sind sehr wichtig, um diese Position zu halten und die Aufgaben effektiv auszuführen. Der Umgang mit widersprüchlichen Prioritäten und schwierigen Persönlichkeiten sind Fähigkeiten, die jeden Tag eingesetzt werden. Darüber hinaus ist die Wahrung der Vertraulichkeit, während Sie mit dem Klatsch und den Nachrichten im Büro in Kontakt bleiben, ein Balanceakt, den die meisten leitenden Büroadministratoren mühelos durchführen.