Hoe word ik een uitvoerend kantoorbeheerder?

Er zijn drie primaire vaardigheden nodig om een ​​uitvoerend kantoorbeheerder te worden: projectcoördinatie, computervaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden. Een beheerder van een directiekantoor is doorgaans verantwoordelijk voor het beheer van alle correspondentie en administratieve functies die vereist zijn door een senior manager of manager. Dit is geen instapniveau, maar wordt meestal uitgeoefend door iemand met 10 tot 15 jaar ervaring als uitvoerend beheerder of officemanager. Er is meestal een bepaald niveau van emotionele volwassenheid en vertrouwelijkheid vereist in deze rol.

Een reeks trainingsprogramma's is meestal verkrijgbaar bij community- en carrièrecolleges om u te helpen een uitvoerend kantoorbeheerder te worden. Deze programma's duren één tot twee jaar en worden vaak kantooradministratie- of managementprogramma's genoemd. Zoek naar een programma met cursussen in uitvoerend management om te leren hoe u kunt werken met mensen in krachtige functies.

Mensen die in deze rol succesvol en gelukkig zijn, zijn van nature extravert, werken graag met mensen samen en willen graag midden in de actie staan. Hij of zij is er trots op dat hij de primeur heeft, maar kan een geheim bewaren. Vertrouwen, assertiviteit en evenwicht zijn noodzakelijk in deze rol. Het is belangrijk dat de persoon in deze rol niet bang is om de waarheid te vertellen, omdat veel leidinggevenden vertrouwen op de kantoorbeheerder om fouten te voorkomen.

Coördinatievaardigheden in deze omgeving verwijzen naar het vermogen om anderen te motiveren om een ​​taak op tijd af te ronden. Hij of zij moet de leidinggevende op tijd het werkproduct kunnen leveren dat hij nodig heeft, ongeacht wie daadwerkelijk verantwoordelijk is. Er zijn veel manieren om ervoor te zorgen dat aan de behoeften van de leidinggevende wordt voldaan en de gebruikte technieken zijn afhankelijk van de situatie en de taak. De beheerder kan bijvoorbeeld samenwerken met externe leveranciers namens de leidinggevende om specifieke deadlines te halen, en ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van wie de klant is en het profiel van het evenement. Hij of zij kan ook lokale managers vertellen dat een taak moet worden uitgevoerd een dag voordat het daadwerkelijk is, zodat het zeker op tijd klaar zal zijn.

Vaardigheden op expertniveau met kantoorproductiviteit en andere computersoftwaretools zijn essentieel om een ​​uitvoerend kantoorbeheerder te worden. Hij of zij moet het hoogste vaardigheidsniveau hebben om de vereiste efficiëntie te bereiken om de taken in een beperkte tijd te voltooien. Zorg ervoor dat u formele certificering verkrijgt voor de softwareproducten die in uw branche worden gebruikt. Deze documentatie geeft u een voordeel bij het zoeken naar een functie. Zorg ervoor dat je deze vaardigheden up-to-date houdt, want dit is essentieel in deze rol.

Zodra u een uitvoerend kantoorbeheerder wordt, vertegenwoordigt u de uitvoerende macht. Interpersoonlijke vaardigheden zijn erg belangrijk om deze positie te behouden en de taken effectief uit te voeren. Het beheren van conflicterende prioriteiten en moeilijke persoonlijkheden zijn vaardigheden die elke dag worden gebruikt. Bovendien is het handhaven van de vertrouwelijkheid en het contact houden met roddels en nieuws op kantoor een evenwichtsoefening die de meeste uitvoerende kantoorbeheerders gemakkelijk uitvoeren.