Come posso diventare un amministratore dell'ufficio esecutivo?
Esistono tre competenze primarie necessarie per diventare un amministratore dell'ufficio esecutivo: coordinamento del progetto, competenze informatiche e competenze interpersonali. Un amministratore dell'ufficio esecutivo in genere è responsabile della gestione di tutte le funzioni amministrative e di corrispondenza richieste da un dirigente o dirigente. Questa non è una posizione entry-level, ma in genere è ricoperta da qualcuno con 10-15 anni di esperienza come amministratore esecutivo o responsabile dell'ufficio. Di solito c'è un certo livello di maturità emotiva e riservatezza richiesta in questo ruolo.
Una serie di programmi di formazione di solito sono disponibili dalle community e dai college di carriera per aiutarti a diventare amministratore dell'ufficio esecutivo. Questi programmi durano da uno a due anni e spesso vengono chiamati programmi di amministrazione o gestione dell'ufficio. Cerca un programma con corsi di gestione esecutiva per imparare a lavorare con persone in posizioni di grande potere.
Le persone di successo e felici in questo ruolo sono naturalmente aperte, amano lavorare con le persone e amano essere nel mezzo dell'azione. Lui o lei è molto orgoglioso di avere lo scoop interno, ma può mantenere un segreto. Fiducia, assertività e equilibrio sono necessari in questo ruolo. È importante che la persona in questo ruolo non abbia paura di dire la verità, poiché molti dirigenti si affidano all'amministratore dell'ufficio per aiutarli a evitare errori.
Le capacità di coordinamento in questo ambiente si riferiscono alla capacità di motivare gli altri a portare a termine un compito in tempo. Lui o lei deve essere in grado di fornire al dirigente il prodotto di lavoro di cui ha bisogno in tempo, indipendentemente da chi sia effettivamente responsabile. Esistono molti modi per garantire che le esigenze del dirigente siano soddisfatte e che le tecniche utilizzate dipendono dalla situazione e dal compito. Ad esempio, l'amministratore può lavorare con fornitori esterni per conto del dirigente per rispettare scadenze specifiche, assicurandosi che siano a conoscenza di chi sia il cliente e del profilo dell'evento. Lui o lei può anche dire ai manager locali che un'attività è prevista un giorno prima che sia effettivamente, in modo che sia sicuramente pronta in tempo.
Le competenze di livello esperto con la produttività dell'ufficio e altri strumenti software per computer sono essenziali per diventare un amministratore dell'ufficio esecutivo. Lui o lei deve avere il più alto livello di abilità per raggiungere l'efficienza richiesta per completare i compiti in un periodo di tempo limitato. Assicurati di ottenere la certificazione formale per i prodotti software utilizzati nel tuo settore. Questa documentazione ti darà un vantaggio quando cerchi una posizione. Assicurati di mantenere aggiornate queste competenze in quanto ciò è essenziale in questo ruolo.
Una volta diventato amministratore dell'ufficio esecutivo, rappresenti il dirigente. Le abilità interpersonali sono molto importanti per mantenere questa posizione ed eseguire efficacemente i compiti. Gestire priorità conflittuali e personalità difficili sono abilità che verranno utilizzate ogni giorno. Inoltre, mantenere la riservatezza rimanendo in contatto con i pettegolezzi e le notizie dell'ufficio è un atto di bilanciamento che la maggior parte degli amministratori degli uffici esecutivi esegue con facilità.