Hur blir jag administratör för verkställande kontor?
Det finns tre primära färdigheter som krävs för att bli en administrativt kontor: projektkoordinering, datorkunskaper och interpersonella färdigheter. En verkställande kontorsadministratör ansvarar vanligtvis för att hantera alla korrespondens- och administrationsfunktioner som krävs av en chef eller verkställande direktör. Detta är inte en position på startnivå men innehas vanligtvis av någon med 10 till 15 års erfarenhet som verkställande administratör eller kontorschef. Det krävs vanligtvis en viss känslomässig mognad och sekretess i denna roll.
En rad utbildningsprogram är vanligtvis tillgängliga från samhällskollegor och karriärhögskolor för att hjälpa dig att bli administratör för verkställande kontor. Dessa program är ett till två år långa och kallas ofta kontorsadministration eller ledningsprogram. Leta efter ett program med kurser i verkställande ledning för att lära dig hur man arbetar med människor i högdrivna positioner.
Människor som är framgångsrika och lyckliga i denna roll är naturligtvis utåtriktade, tycker om att arbeta med människor och gillar att vara i mitten av handlingen. Han eller hon är mycket stolta över att ha den inre skopan, men kan hålla hemligheten. Förtroende, självsäkerhet och ställning är nödvändiga i denna roll. Det är viktigt att personen i denna roll inte är rädd för att säga sanningen, eftersom många chefer litar på kontorsadministratören för att hjälpa dem att undvika misstag.
Samordningskompetens i denna miljö hänvisar till förmågan att motivera andra att avsluta en uppgift i tid. Han eller hon måste kunna förse verkställande direktören med den arbetsprodukt de behöver i tid, oavsett vem som faktiskt är ansvarig. Det finns många sätt att säkerställa att den verkställande behoven tillgodoses, och de tekniker som används beror på situationen och uppgiften. Till exempel kan administratören samarbeta med externa leverantörer på verkställande räkning för att uppfylla specifika tidsfrister och se till att de är medvetna om vem klienten är och vilken händelseprofil. Han eller hon kan också berätta för lokala chefer att en uppgift beror på en dag innan den faktiskt är, så att den definitivt kommer att vara klar i tid.
Kompetens på kompetensnivå med kontorproduktivitet och andra datorprogramvaruverktyg är viktiga för att bli en verkställande kontorsadministratör. Han eller hon måste ha den högsta kompetensen för att uppnå den effektivitet som krävs för att genomföra uppgifterna på en begränsad tid. Var noga med att få formell certifiering av programvaruprodukter som används inom din bransch. Denna dokumentation ger dig en fördel när du letar efter en position. Se till att hålla dessa färdigheter uppdaterade eftersom det är viktigt i denna roll.
När du blir administratör för verkställande kontor representerar du verkställande direktören. Interpersonella färdigheter är mycket viktiga för att behålla denna position och effektivt utföra uppgifterna. Att hantera motstridiga prioriteringar och svåra personligheter är färdigheter som kommer att användas varje dag. Dessutom är det att balansera sekretess samtidigt som man håller kontakten med kontorsskvaller och nyheter, en balans som de flesta verkställande kontorsadministratörer utför med lätthet.