Comment devenir un administrateur de bureau exécutif?
Pour devenir administrateur de bureau exécutif, trois compétences principales sont nécessaires: la coordination de projet, les compétences informatiques et les compétences interpersonnelles. Un administrateur de bureau exécutif est généralement responsable de la gestion de toute la correspondance et des fonctions administratives requises par un cadre supérieur ou un cadre supérieur. Il ne s’agit pas d’un poste de débutant, mais plutôt d’une personne ayant entre 10 et 15 ans d’expérience en tant qu’administrateur exécutif ou chef de bureau. Ce rôle requiert généralement un certain niveau de maturité émotionnelle et de confidentialité.
Un éventail de programmes de formation sont généralement disponibles dans les collèges communautaires et professionnels pour vous aider à devenir un administrateur de bureau exécutif. Ces programmes durent un à deux ans et sont souvent appelés programmes d'administration de bureau ou de gestion. Recherchez un programme proposant des cours en gestion pour apprendre à travailler avec des personnes occupant des postes de haut niveau.
Les personnes qui réussissent et sont heureuses dans ce rôle sont naturellement extraverties, aiment travailler avec les autres et aiment être au cœur de l'action. Il ou elle est très fier de posséder le scoop, mais peut garder un secret. La confiance, l’affirmation de soi et l’équilibre sont nécessaires dans ce rôle. Il est important que la personne occupant ce poste n'ait pas peur de dire la vérité, car de nombreux cadres comptent sur l'administrateur du bureau pour les aider à éviter les erreurs.
Les compétences de coordination dans cet environnement font référence à la capacité de motiver les autres à terminer une tâche à temps. Il ou elle doit être en mesure de fournir au dirigeant le produit du travail dont il a besoin à temps, peu importe le responsable. Il existe de nombreuses façons de répondre aux besoins de l'exécutif et les techniques utilisées dépendent de la situation et de la tâche. Par exemple, l'administrateur peut travailler avec des fournisseurs externes pour le compte de l'exécutif afin de respecter des délais spécifiques, en s'assurant qu'ils connaissent le client et le profil de l'événement. Il ou elle peut également dire aux responsables locaux qu’une tâche doit être remplie un jour avant, afin qu’elle soit prête à temps.
Des compétences de niveau expert en productivité bureautique et autres outils logiciels sont essentielles pour devenir administrateur de bureau. Il doit posséder le plus haut niveau de compétence pour atteindre l’efficacité requise pour mener à bien les tâches dans un temps limité. Assurez-vous d'obtenir une certification officielle des logiciels utilisés dans votre secteur. Cette documentation vous donnera un avantage lorsque vous recherchez un poste. Assurez-vous de maintenir ces compétences à jour, car cela est essentiel dans ce rôle.
Une fois que vous devenez administrateur de bureau exécutif, vous représentez le dirigeant. Les compétences interpersonnelles sont très importantes pour conserver ce poste et exécuter efficacement les tâches. Gérer des priorités conflictuelles et des personnalités difficiles est une compétence qui sera utilisée quotidiennement. En outre, maintenir la confidentialité tout en restant en contact avec les commérages et les nouvelles du bureau est un exercice d'équilibre que la plupart des administrateurs de bureau exécutent avec facilité.