Jak mohu napsat motivační dopis výkonného asistenta?
Při psaní průvodního dopisu výkonného asistenta by měla žadatel použít jednu jedinou stránku, aby předvedla své administrativní dovednosti, věnovala pozornost detailům a poskytla konkrétní příklady využití těchto dovedností v předchozím pracovním prostředí. Těchto cílů lze dosáhnout vytvořením jedinečného hlavičkového papíru jak pro průvodní dopis, tak pro pokračování a korekturou podání, aby bylo zajištěno, že neobsahují gramatické chyby a pravopisné chyby. Dopis může být směrován na vedoucí personálního oddělení nebo na individuální pohovory a může požádat o čas a místo, kde se žadatel může setkat, aby dále prodiskutoval, jak mohou její dovednosti prospět přijímající společnosti.
Povinnosti výkonného asistenta obvykle zahrnují archivaci, faxování, odpovídání na telefony a provádění kancelářské práce na počítači. Tento typ pozice slouží k usnadnění potřeb vrcholového vedení společnosti nebo velké společnosti. Firemní viceprezidenti, výkonní ředitelé a finanční úředníci obvykle používají tento typ asistenta. Některé pozice mohou vyžadovat, aby výkonný asistent také postaral se o malé osobní pochůzky pro manažera, jako je plánování stravovacích rezervací, vyzvednutí klientů a catering obchodních obědů.
Při žádosti o tento typ pozice by měl být průvodní dopis výkonného asistenta obvykle omezen na jednu stránku. Účelem tohoto dopisu je sloužit jako úvod do vedoucího náboru a potenciálně výkonného, kterému bude pozice odpovídat. Podrobné informace, jako je předchozí zaměstnání, délka pobytu v bývalém zaměstnání a vzdělání, lze uvést na přiloženém životopisu, který může být podle potřeby dvě stránky nebo více.
Životopis a průvodní dopis výkonného asistenta mohou být navrženy tak, aby se vzájemně stylově doplňovaly. Žadatel může pomocí základního softwaru pro úpravu slov vytvořit hlavičkový papír, který obsahuje její jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Tato hlavička může být vytištěna na vrcholech životopisu i dopisu, aby se vytvořil jednotný vzhled, který také demonstruje počítačové dovednosti kandidáta a pozornost k detailům.
Průvodní dopis výkonného asistenta by měl být konkrétní a výstižný, pokud jde o jeho adresu, obsah a oslovení. Dopis může začít tím, že se obrátíte na vedoucího pracovníka, pokud jsou tyto informace k dispozici, například „Vážený pane Gomez“, nebo do oddělení lidských zdrojů společnosti, pokud není uvedeno jméno. Aby se předešlo zbytečné délce a srozumitelnosti, jednostránkové písmeno obvykle sestává ze čtyř až pěti odstavců, přičemž každý odstavec obsahuje tři až pět vět. V posledním odstavci může žadatel požádat o zajištění konkrétního času a místa setkávání, na kterém mohou být její další kvalifikace projednány na pohovoru. Povaha tohoto typu pozice vyžaduje výjimečné administrativní dovednosti a žadatel by měl dopis několikrát korigovat, aby se zajistilo, že neexistují žádné gramatické nebo pravopisné chyby.
Uchazeč může považovat za užitečné použít motivační dopis výkonného asistenta jako příležitost poskytnout příklad svých pracovních dovedností. Příkladem by měl být konkrétní případ, kdy žadatel využil dovednosti, které se vztahují k novému zaměstnání, o které se uchází. Pokud například nová pracovní kvalifikace zahrnuje znalosti určitého typu počítačového programu, může žadatel uvést příklad toho, jak tento typ programu použila k dokončení prezentace nebo řady zpráv svého předchozího zaměstnavatele. Uchazeč může také uvést ceny a jakékoli zvláštní uznání, které získala při předchozích pracovních zkušenostech týkajících se jejích talentů a dovedností.