Co dělá správce dokumentace?

Manažeři dokumentace mají často na starosti týmy odborníků, protože vytvářejí technickou dokumentaci. Manažeři mohou být odpovědní za rozpočty oddělení a kvalitu provedené práce. Pro někoho, kdo má zájem o kariéru v oblasti správy dokumentů, je užitečné porozumět technologii, vynikající komunikační schopnosti a schopnost spolupracovat s ostatními.

Tito manažeři často vedou týmy technických spisovatelů a dalších technických komunikátorů. Manažer dokumentace může být zodpovědný za najímání a propouštění a hodnocení výkonu členů týmu. Kromě toho může manažer přidělit práci svému týmu odborníků na dokumentaci a vypracovat plány školení, které jim pomohou zlepšit jejich dovednosti.

Mezi další úkoly, které mohou spadat do správce dokumentace, patří vývoj rozpočtu a správa rozpočtu. To může zahrnovat vyvážení času, který jsou členům týmu dány k práci na projektu, s požadovanou úrovní kvality. Manažer může pomoci rozvíjet procesy, postupy a standardy kvality pro její tým. V některých organizacích může správce dokumentace také pomáhat při vytváření technických komunikací, jako jsou tištěné příručky, online nápověda a technické specifikace.

Toto pole se často spoléhá na technologii. Je možné, že správce dokumentace bude muset strávit čas učením se o trendech, které ovlivňují průmysl její organizace, o nástrojích a postupech jejího týmu. Ne všechny trendy však budou technické. Například nárůst počtu přistěhovalců v dané oblasti může znamenat, že dokumentace by měla být zpřístupněna ve více jazycích, nikoli pouze v jednom.

Každá organizace, která vytváří technickou dokumentaci, která musí být vytvořena, distribuována a sledována, může zaměstnávat manažery dokumentace. Některé příklady těchto typů organizací zahrnují vývoj softwaru a veřejné služby. Další organizace, které si mohou najmout tyto typy manažerů, jsou výrobci průmyslových, chemických nebo technických produktů.

Čtyřletý titul v související oblasti, jako je komunikace nebo technické psaní, může být užitečný pro někoho, kdo má zájem stát se vedoucím dokumentace. Psaní je obvykle nezbytné a základní grafické dovednosti mohou být užitečné. Budoucí manažer může zahájit svou kariéru jako technický spisovatel nebo komunikátor. Jak získává dovednosti a zkušenosti, může chtít požádat o vedoucí pozice.

Některé vlastnosti, které jsou užitečné při hledání práce správce dokumentů, zahrnují pozornost k detailům a vynikající písemné a ústní komunikační schopnosti. Manažer by měl být schopen rychle pochopit technické koncepty a přeložit je způsobem, kterému mohou rozumět netechnické publikum. Měla by být schopna efektivně pracovat se svým týmem a dalšími zaměstnanci. Manažer možná bude muset vyjednat se svými vrstevníky o jejich podřízené pomoci při psaní projektů jako odborníci na předmět (MSP).