Jak si mohu vybrat nejlepší obchodní vkladní lístky?
Nejlepší výpisy z obchodních vkladů splňují základní požadavky banky a přiměřeně slouží vedlejším funkcím tohoto důležitého obchodního dokumentu. Vkladové poukázky jsou obvykle objednávány prostřednictvím banky, a proto budou mít požadované kódování. Mezi sekundární funkce patří sledovatelnost, přesnost a transakční komunikace. Všechny tyto faktory společně dokládají transakci, takže je možné přesné vedení účetnictví. Kromě toho je třeba minimalizovat riziko vnitřní nebo vnější krádeže.
Pokud vklad provádí více lidí na více místech, je sledovatelnost znepokojivá. Nejlepší výpisy z obchodního vkladu budou mít prostředky pro sledování, kdo provedl vklad, kdy a kde. Toho může být dosaženo zvláštním řádkem na tiketu, který je podepsán vkladatelem. Pro zvýšení zpětné sledovatelnosti je užitečné několik výtisků z uhlíkových depozitů, přičemž kopie uchovávané vkladatelem a dohlížitelem a předkládané bance.
Přesnost je důležitým faktorem při výběru nejlepších vkladových listů, protože nesprávné údaje mohou vést k přečerpání a bankovním poplatkům nebo nepřesnostem v zákaznických účtech. Pro zvýšení přesnosti se podniky mohou rozhodnout používat vkladové lístky generované počítačem. Má-li být vkladový list vyplněn rukou, měl by existovat dostatečný prostor pro uvedení všech kontrol a řádky pro jednotlivé nominální hodnoty účtů. Zaměstnanci by měli být povinni psát úhledně na všech vkladových listech.
Transakční komunikace může být zřejmá v malém podniku, ale méně ve velmi velkém podniku. Účetní musí vědět, kdy jsou vklady rozpoznány bankou, na jaký účet by měl být vklad vložen a formu vkladu. Rozptýlené operace mohou mít za následek, že s vkladem zachází několik lidí. Proto mohou být důležité nejen vícenásobné kopie výpisů z obchodního vkladu, ale měl by být také veden vkladový registr podobný kontrolnímu registru.
Podnik musí provést několik stanovení, aby minimalizoval riziko krádeže. Měla by být známa velikost typické obchodní transakce a výše hotovosti oproti jiným platebním prostředkům. Další skutečnosti, které je třeba shromáždit, jsou, pokud podnik používá ručně vyplněné nebo počítačem generované výkazy, frekvenci vkladů provedených během bankovních hodin ve srovnání s použitím nočních kapek a pokud vklady budou provádět různí lidé nebo stejní nebo dva lidé. Čím větší je hotovostní transakce, tím větší je používání nočních kapek a opakovaný vklad stejné osoby zvyšuje pravděpodobnost krádeže externími agenty a zaměstnanci. Jednorázové plastové depozitní sáčky s několika depozitními obchodními depozitními papíry pomáhají zabránit noční krádeži vkladů.
Nejlepší výpisy z obchodního vkladu budou podle potřeby zahrnovat výše uvedené faktory. Jejich velikost se může pohybovat od odtrhávacího listu velikosti peněženky po vícestránkovou zprávu generovanou účetním softwarem. Ve všech případech by měly být logické, řádné a snadno pochopitelné pro všechny uživatele. Obchodní depozitní výkazy, i když je nevidí zákazníci, by měly zprostředkovat také profesionální vzhled.