Hoe kies ik de beste zakelijke stortingsbonnen?
De beste zakelijke depositobiljetten voldoen aan de basisvereisten van de bank en vervullen op adequate wijze de secundaire functies van dit belangrijke bedrijfsdocument. Depositobiljetten worden meestal via de bank besteld en hebben dus de vereiste codering. Secundaire functies zijn onder meer traceerbaarheid, nauwkeurigheid en transactiecommunicatie. Al deze factoren werken samen om een transactie te documenteren zodat nauwkeurige boekhouding mogelijk is. Bovendien moet het risico op interne of externe diefstal worden geminimaliseerd.
Als er door meerdere mensen op meerdere locaties wordt gestort, is traceerbaarheid een probleem. De beste zakelijke stortingsbewijzen hebben een middel om te traceren wie de storting heeft gedaan, wanneer en waar. Dit kan worden bereikt door een speciale lijn op de slip die is ondertekend door de deposant. Meerdere koolstofstortingsbonnen zijn nuttig voor het verbeteren van de traceerbaarheid, waarbij kopieën door de bewaargever en toezichthouder worden bewaard en bij de bank worden ingediend.
Nauwkeurigheid is een belangrijke factor bij het kiezen van de beste stortingsgelden voor bedrijven, omdat onjuiste gegevens kunnen resulteren in roodstand en bankkosten of onnauwkeurigheden in klantaccounts. Om de nauwkeurigheid te vergroten, kunnen bedrijven ervoor kiezen om door de computer gegenereerde depositobonnen te gebruiken. Als de stortingsbrieven met de hand moeten worden ingevuld, moet er voldoende ruimte zijn om alle cheques te vermelden en moeten lijnen voor elke denominatie van rekeningen afzonderlijk worden geregistreerd. Werknemers moeten verplicht worden om netjes op alle stortingsbrieven te schrijven.
Transactiecommunicatie is misschien duidelijk in een klein bedrijf, maar minder in een zeer groot bedrijf. Boekhouders moeten weten wanneer deposito's door de bank worden herkend, welke rekening door de aanbetaling moet worden gecrediteerd en de vorm van de aanbetaling. Verspreide activiteiten kunnen ertoe leiden dat meerdere personen de aanbetaling verwerken. Daarom kunnen niet alleen meerdere kopieën van zakelijke depositobonnen belangrijk zijn, maar moet ook een depositieregister worden onderhouden dat vergelijkbaar is met een chequeregister.
Een bedrijf moet verschillende beslissingen nemen om het risico op diefstal te minimaliseren. De omvang van de typische zakelijke transactie en de hoeveelheid contant geld versus andere betaalmiddelen moeten bekend zijn. Andere feiten die moeten worden verzameld, zijn als het bedrijf met de hand ingevulde of door de computer gegenereerde coupons gebruikt, de frequentie van stortingen tijdens bankuren in vergelijking met het gebruik van nachtdalingen, en als stortingen zullen worden gedaan door verschillende mensen of door dezelfde of twee personen. Hoe groter de contante transactie, hoe meer nachtdruppels er worden gebruikt en herhaaldelijk storten door dezelfde persoon de kans op diefstal door externe agenten en werknemers vergroot. Wegwerp plastic stortzakken met meerdere carbon zakelijke stortbonnen helpen diefstal in de nacht te voorkomen.
De beste depositobonnen voor bedrijven zullen, indien van toepassing, de bovengenoemde factoren omvatten. Ze kunnen in grootte variëren van het scheurvel voor portefeuilleformaat tot een rapport met meerdere pagina's dat is gegenereerd door boekhoudsoftware. In alle gevallen moeten ze logisch, ordelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn voor alle gebruikers. Zakelijke depositobiljetten moeten, hoewel ze niet door klanten worden gezien, ook een professionele uitstraling hebben.