Come faccio a scegliere le migliori polizze di versamento?
Le migliori polizze di versamento aziendali soddisfano i requisiti di base della banca e svolgono adeguatamente le funzioni secondarie di questo importante documento commerciale. Le polizze di versamento sono generalmente ordinate attraverso la banca e quindi avranno la codifica richiesta. Le funzioni secondarie includono tracciabilità, accuratezza e comunicazione delle transazioni. Tutti questi fattori funzionano insieme per documentare una transazione in modo che sia possibile una contabilità accurata. Inoltre, è necessario ridurre al minimo il rischio di furto interno o esterno.
Se i depositi vengono effettuati da più persone in più posizioni, la tracciabilità è una preoccupazione. Le migliori distinte di deposito aziendali avranno un modo per rintracciare chi ha effettuato il deposito, quando e dove. Ciò può essere realizzato mediante una riga speciale sulla distinta firmata dal depositante. Le distinte multiple di deposito di carbonio sono utili per aumentare la tracciabilità, con copie conservate dal depositante e dal supervisore e inviate alla banca.
La precisione è un fattore importante nella scelta delle migliori polizze di versamento perché i dati errati possono comportare scoperti e commissioni bancarie o imprecisioni nei conti dei clienti. Per aumentare la precisione, le aziende possono scegliere di utilizzare le distinte di deposito generate dal computer. Se le distinte di deposito devono essere compilate a mano, dovrebbe esserci spazio sufficiente per elencare tutti gli assegni e le righe per ciascuna denominazione delle fatture devono essere registrate separatamente. I dipendenti dovrebbero essere tenuti a scrivere ordinatamente su tutte le distinte di deposito.
La comunicazione delle transazioni può essere ovvia in una piccola impresa, ma meno in una grande impresa. I contabili devono sapere quando la banca riconosce i depositi, quale conto deve essere accreditato dal deposito e la forma del deposito. Operazioni sparse possono far sì che diverse persone gestiscano il deposito. Pertanto, non solo le copie multiple delle distinte di deposito aziendali possono essere importanti, ma dovrebbe essere mantenuto anche un registro dei depositi simile a un registro degli assegni.
Un'azienda deve prendere diverse decisioni per ridurre al minimo il rischio di furto. È necessario conoscere le dimensioni della tipica transazione commerciale e l'ammontare di contanti rispetto ad altri mezzi di pagamento. Altri fatti da raccogliere sono se l'azienda utilizza le polizze compilate a mano o generate al computer, la frequenza dei depositi effettuati durante le ore bancarie rispetto all'uso delle gocce notturne e se i depositi saranno effettuati da varie persone o dallo stesso o due persone. Maggiore è la transazione in contanti, maggiore è il consumo di casse notturne e il deposito ripetuto da parte della stessa persona aumenta la possibilità di furto da parte di agenti esterni e dipendenti. I sacchetti di plastica usa e getta con più buste di deposito in carbonio aiutano a prevenire il furto di depositi notturni.
Le migliori distinte di deposito incorporeranno i fattori di cui sopra, a seconda dei casi. Possono variare in dimensioni dal foglio strappabile del portafoglio a un report multipagina generato dal software di contabilità. In ogni caso, dovrebbero essere logici, ordinati e facilmente comprensibili da tutti gli utenti. Anche i fogli di deposito commerciali, sebbene non visti dai clienti, dovrebbero trasmettere un aspetto professionale.