Hvordan vælger jeg de bedste indbetalingssedler?
De bedste indskudsbevis opfylder bankens grundlæggende krav og tjener tilstrækkeligt de sekundære funktioner i dette vigtige forretningsdokument. Indskudssedler bestilles typisk via banken, og har således den krævede kodning. Sekundære funktioner inkluderer sporbarhed, nøjagtighed og transaktionskommunikation. Alle disse faktorer fungerer sammen for at dokumentere en transaktion, så nøjagtig bogføring er mulig. Derudover skal risikoen for intern eller ekstern tyveri minimeres.
Hvis indskud foretages af flere personer flere steder, er sporbarhed et problem. De bedste indbetalingssedler vil have et middel til at spore, hvem der har foretaget indbetalingen, hvornår og hvor. Dette kan udføres med en speciel linje på slippen, der er underskrevet af indskyderen. Flere udskud på kulstofindskud er nyttige til at øge sporbarheden med kopier, der opbevares af indskyderen og vejlederen, og de indsendes til banken.
Nøjagtighed er en vigtig faktor ved valg af de bedste indskud på forretningsdepartementet, fordi forkerte data kan resultere i overtræk og bankgebyrer eller unøjagtigheder på kundekonti. For at øge nøjagtigheden kan virksomheder vælge at bruge computergenererede indskudssedler. Hvis indskudssedlerne skal udfyldes med hånden, skal der være tilstrækkelig plads til, at alle kontroller er anført, og linjer for hver betegnelse på regninger skal registreres separat. Det skal pålægges medarbejdere at skrive pænt på alle indskudssedler.
Transaktionskommunikation kan være indlysende i en lille virksomhed, men mindre i en meget stor virksomhed. Bogholderne skal vide, hvornår indskud anerkendes af banken, hvilken konto der skal krediteres indbetalingen, og formen for indbetalingen. Spredte operationer kan resultere i, at flere personer håndterer indbetalingen. Derfor kan ikke kun flere kopier af indskud til forretningsindskud være vigtige, men et indskudsregister, der ligner et kontrolregister, bør også opretholdes.
En virksomhed skal foretage flere beslutninger for at minimere risikoen for tyveri. Størrelsen på den typiske forretningstransaktion og kontantbeløbet i forhold til andre betalingsmidler skal være kendt. Andre fakta, der skal indsamles, er, hvis virksomheden bruger håndudfyldte eller computergenererede glip, hyppigheden af indskud foretaget i banktiden sammenlignet med brugen af natdråber, og hvis indskud vil blive foretaget af forskellige personer eller af den samme eller to personer. Jo større kontanttransaktion er, jo mere brug af natdråber og gentagne indskud fra samme person øger chancen for tyveri af eksterne agenter og af ansatte. Engangsemballage af plastikposer med flere udskiftningskasser for kulstofvirksomhed hjælper med at afskrække tyveri af natten.
De bedste indskud på forretninger indbefatter de ovennævnte faktorer, alt efter hvad der er relevant. De kan variere i størrelse fra udrivningsark til tegnebogstørrelse til en flersidesrapport, der er genereret af regnskabssoftware. I alle tilfælde skal de være logiske, ordnede og let forståelige af alle brugere. Selvom kundernes indskud ikke er set, bør det også give et professionelt udseende.