Comment choisir les meilleurs bordereaux de dépôt d'entreprise?
Les meilleurs bordereaux de dépôt d'entreprise répondent aux exigences de base de la banque et remplissent correctement les fonctions secondaires de cet important document commercial. Les bordereaux de dépôt sont généralement commandés auprès de la banque et auront donc le codage requis. Les fonctions secondaires incluent la traçabilité, la précision et la communication transactionnelle. Tous ces facteurs fonctionnent ensemble pour documenter une transaction de sorte qu'une comptabilité précise soit possible. De plus, le risque de vol interne ou externe doit être minimisé.
Si les dépôts sont effectués par plusieurs personnes dans plusieurs endroits, la traçabilité est une préoccupation. Les meilleurs bordereaux de dépôt commerciaux permettront de déterminer qui a effectué le dépôt, quand et où. Cela peut être accompli par une ligne spéciale sur le bordereau signée par le déposant. Plusieurs bordereaux de dépôt de carbone sont utiles pour accroître la traçabilité, les copies étant conservées par le déposant et le superviseur et transmises à la banque.
La précision est un facteur important dans le choix des meilleurs bordereaux de dépôt d’affaires, car des données erronées peuvent entraîner des découverts et des frais bancaires, voire des inexactitudes dans les comptes clients. Pour accroître la précision, les entreprises peuvent choisir d’utiliser des bordereaux de dépôt générés par ordinateur. Si les bordereaux de dépôt doivent être remplis à la main, vous devez disposer de suffisamment de place pour répertorier tous les chèques et enregistrer séparément les lignes correspondant à chaque valeur nominale. Les employés devraient être tenus d'écrire soigneusement sur tous les bordereaux de dépôt.
La communication transactionnelle peut être évidente dans une petite entreprise, mais moins dans une très grande entreprise. Les comptables doivent savoir quand les dépôts sont reconnus par la banque, quel compte doit être crédité par le dépôt et quelle est la forme du dépôt. Des opérations éparpillées peuvent faire en sorte que plusieurs personnes gèrent le dépôt. Par conséquent, non seulement plusieurs copies des bordereaux de dépôt d'entreprise peuvent être importantes, mais également un registre des dépôts similaire à un registre de chèques.
Une entreprise doit prendre plusieurs décisions afin de minimiser les risques de vol. La taille de la transaction commerciale typique et le montant des espèces par rapport aux autres moyens de paiement doivent être connus. Les autres faits à rassembler sont les suivants: si l'entreprise utilise des bordereaux remplis à la main ou générés par ordinateur, la fréquence des dépôts effectués pendant les heures d'ouverture des banques par rapport à l'utilisation de la nuit, et si les dépôts seront effectués par différentes personnes ou par la même deux personnes. Plus la transaction en espèces est importante, plus l'utilisation de cartes de nuit est importante et les dépôts répétés effectués par la même personne augmentent les risques de vol par des agents externes et des employés. Les sacs de dépôt en plastique jetables avec plusieurs bordereaux de dépôt en carbone aident à dissuader les vols de dépôts la nuit.
Les meilleurs bordereaux de dépôt d'entreprise incorporeront les facteurs ci-dessus, le cas échéant. Leur taille peut aller de la feuille détachable au format portefeuille à un rapport multipage généré par un logiciel de comptabilité. Dans tous les cas, ils doivent être logiques, ordonnés et faciles à comprendre par tous les utilisateurs. Les bordereaux de dépôt professionnels, même s'ils ne sont pas vus par les clients, doivent également présenter une apparence professionnelle.