Hvordan velger jeg de beste innskuddene for bedrifter?
De beste innskuddsslippene oppfyller de grunnleggende kravene til banken og tjener de sekundære funksjonene i dette viktige forretningsdokumentet tilstrekkelig. Innskuddsslipp bestilles vanligvis gjennom banken, og vil dermed ha den nødvendige kodingen. Sekundære funksjoner inkluderer sporbarhet, nøyaktighet og transaksjonskommunikasjon. Alle disse faktorene fungerer sammen for å dokumentere en transaksjon slik at nøyaktig bokføring er mulig. I tillegg må risikoen for internt eller eksternt tyveri minimeres.
Hvis innskudd gjøres av flere personer flere steder, er sporbarhet en bekymring. De beste innskuddene for bedrifter vil ha et middel til å spore hvem som har gjort innskuddet, når og hvor. Dette kan oppnås ved en spesiell linje på slippen som er signert av innskyteren. Flere karbonavsetningsglimler er nyttige for å øke sporbarheten, med kopier oppbevart av innskyteren og veilederen, og sendt til banken.
Nøyaktighet er en viktig faktor for å velge de beste innskuddene for virksomheten fordi uriktige data kan føre til kassekreditt og bankgebyrer eller unøyaktigheter i kundekontoer. For å øke nøyaktigheten, kan bedrifter velge å bruke datamaskingenererte innskuddsslipper. Hvis innskuddsslippene skal fullføres med hånden, bør det være tilstrekkelig rom for at alle sjekker skal være oppført, og linjer for hver betegnelse på regninger skal registreres separat. Det skal pålegges ansatte å skrive pent på alle innskuddsslippene.
Transaksjonskommunikasjon kan være åpenbar i en liten bedrift, men mindre i en veldig stor virksomhet. Regnskapsførere må vite når innskudd er anerkjent av banken, hvilken konto som skal krediteres innskuddet, og formen for innskuddet. Spredte operasjoner kan føre til at flere personer håndterer innskuddet. Derfor kan ikke bare flere eksemplarer av forretningsinnskuddsslipper være viktig, men et innskuddsregister som ligner et sjekkregister bør også opprettholdes.
En virksomhet må gjøre flere avgjørelser for å minimere risikoen for tyveri. Størrelsen på den typiske forretningstransaksjonen og mengden kontanter kontra andre betalingsmidler bør være kjent. Andre fakta som skal samles er hvis virksomheten bruker håndutfylte eller datamaskingenererte slips, hyppigheten av innskudd foretatt i banktiden sammenlignet med bruk av nattdråper, og hvis innskudd vil bli gjort av forskjellige personer eller av den samme eller to mennesker. Jo større kontanttransaksjon, desto mer bruk av nattedråper og gjentatt innskudd fra samme person øker sjansen for tyveri av eksterne agenter og av ansatte. Engangsemballasje av plastposer med flere karbonavsetningsglimler hjelper til med å avskrekke tyveri av natten.
De beste innskuddsslippene for virksomheten vil omfatte ovennevnte faktorer, etter behov. De kan variere i størrelse fra lommebokstørrelse til lommebokstørrelse til en flersidig rapport generert av regnskapsprogramvare. I alle tilfeller skal de være logiske, ordnede og lettfattelige av alle brukere. Selv om kundene ikke ser noen innskuddsbeløp, bør de også gi et profesjonelt utseende.