¿Cómo elijo los mejores recibos de depósito comerciales?
Los mejores recibos de depósito comerciales cumplen con los requisitos básicos del banco y cumplen adecuadamente las funciones secundarias de este importante documento comercial. Los recibos de depósito generalmente se solicitan a través del banco y, por lo tanto, tendrán la codificación requerida. Las funciones secundarias incluyen trazabilidad, precisión y comunicación de transacciones. Todos estos factores funcionan juntos para documentar una transacción de modo que sea posible una contabilidad precisa. Además, se debe minimizar el riesgo de robo interno o externo.
Si varias personas realizan depósitos en múltiples ubicaciones, la rastreabilidad es una preocupación. Los mejores recibos de depósito comerciales tendrán un medio para rastrear quién hizo el depósito, cuándo y dónde. Esto se puede lograr mediante una línea especial en el comprobante firmado por el depositante. Múltiples boletas de depósito de carbono son útiles para aumentar la trazabilidad, con copias guardadas por el depositante y el supervisor, y enviadas al banco.
La precisión es un factor importante en la elección de las mejores boletas de depósito comerciales porque los datos incorrectos pueden dar lugar a sobregiros y comisiones bancarias o inexactitudes en las cuentas de los clientes. Para aumentar la precisión, las empresas pueden optar por utilizar comprobantes de depósito generados por computadora. Si los recibos de depósito deben completarse a mano, debe haber espacio suficiente para que se enumeren todos los cheques, y las líneas para cada denominación de billetes se registren por separado. Se debe exigir a los empleados que escriban cuidadosamente en todos los recibos de depósito.
La comunicación de transacciones puede ser obvia en una pequeña empresa, pero no tanto en una empresa muy grande. Los tenedores de libros necesitan saber cuándo el banco reconoce los depósitos, qué cuenta debe acreditarse con el depósito y la forma del depósito. Las operaciones dispersas pueden resultar en que varias personas manejen el depósito. Por lo tanto, no solo pueden ser importantes varias copias de los recibos de depósito comerciales, sino que también se debe mantener un registro de depósito similar a un registro de cheques.
Una empresa necesita hacer varias determinaciones para minimizar el riesgo de robo. Se debe conocer el tamaño de la transacción comercial típica y la cantidad de efectivo en comparación con otros medios de pago. Otros datos que se deben recopilar son si el negocio utiliza recibos hechos a mano o generados por computadora, la frecuencia de los depósitos realizados durante el horario bancario en comparación con el uso de las gotas nocturnas, y si los depósitos serán realizados por varias personas o por el mismo o dos personas. Cuanto mayor sea la transacción en efectivo, mayor será el uso de las gotas nocturnas y el depósito repetido por la misma persona aumenta la posibilidad de robo por parte de agentes externos y empleados. Las bolsas de depósito de plástico desechables con múltiples comprobantes de depósitos comerciales de carbono ayudan a disuadir el robo nocturno de depósitos.
Los mejores recibos de depósito comerciales incorporarán los factores anteriores, según corresponda. Pueden variar en tamaño desde la hoja de corte de tamaño billetera hasta un informe de varias páginas generado por el software de contabilidad. En todos los casos, deben ser lógicos, ordenados y fáciles de entender por todos los usuarios. Los comprobantes de depósito comerciales, aunque no sean vistos por los clientes, también deben transmitir una apariencia profesional.