Hur väljer jag de bästa insättningsförslagen?
De bästa företagsinsättningarna uppfyller bankens grundläggande krav och fungerar tillräckligt med sekundära funktioner i detta viktiga affärsdokument. Insättningssedlar beställs vanligtvis via banken och kommer därför att ha den erforderliga kodningen. Sekundära funktioner inkluderar spårbarhet, noggrannhet och transaktionskommunikation. Alla dessa faktorer fungerar tillsammans för att dokumentera en transaktion så att korrekt bokföring är möjlig. Dessutom måste risken för intern eller extern stöld minimeras.
Om insättningar görs av flera personer på flera platser är spårbarhet ett problem. De bästa företagsinsättningarna kommer att ha ett sätt att spåra vem som har gjort insättningen, när och var. Detta kan åstadkommas med en speciell linje på slippen som är undertecknad av insättaren. Flera koldioxidavlagringar är användbara för att öka spårbarheten, med kopior som bevaras av insättaren och handledaren och skickas till banken.
Noggrannhet är en viktig faktor för att välja de bästa affärsinlåsen, eftersom felaktiga uppgifter kan leda till överdrivna kredit- och bankavgifter eller felaktigheter i kundkonton. För att öka noggrannheten kan företag välja att använda datorgenererade insättningsslipp. Om insättningsslippen ska handavslutas bör det finnas tillräckligt med utrymme för att alla kontroller ska listas, och rader för varje valör av räkningar ska registreras separat. Anställda bör vara skyldiga att skriva snyggt på alla insättningsslips.
Transaktionskommunikation kan vara uppenbar i ett litet företag, men mindre i ett mycket stort företag. Bokförare måste veta när insättningar erkänns av banken, vilket konto som ska krediteras av insättningen och insättningsformen. Spridda operationer kan leda till att flera personer hanterar insättningen. Därför kan inte bara flera kopior av insättningsslips för företag vara viktiga, utan ett insättningsregister som liknar ett checkregister bör också upprätthållas.
Ett företag måste göra flera beslut för att minimera risken för stöld. Storleken på den typiska affärstransaktionen och mängden kontanter kontra andra betalningsmedel bör vara känd. Andra fakta som ska samlas in är om företaget använder handavslutade eller datorgenererade halkar, frekvensen av insättningar som görs under banktimmar jämfört med användningen av nattfall och om insättningar kommer att göras av olika personer eller av samma eller två personer. Ju större kontanttransaktionen är, desto mer användning av nattdroppar och upprepad deposition av samma person ökar chansen för stöld av externa ombud och av anställda. Engångsplastdepåer med flera koldioxidfyndigheter som hjälper till att förhindra stöld av natten.
De bästa företagsinsättningarna kommer att inkludera ovanstående faktorer, vid behov. De kan variera i storlek från plånbokstorleksarket till en flersidrapport genererad av redovisningsprogramvara. I alla fall bör de vara logiska, ordnade och lätt förstås av alla användare. Även om kunderna inte kan se företagsinlån, bör de också visa ett professionellt utseende.