Hur väljer jag de bästa affärsinsättningarna?
De bästa affärsinsättningarna uppfyller bankens grundläggande krav och tjänar tillräckligt de sekundära funktionerna i detta viktiga affärsdokument. Insättningsslips beställs vanligtvis genom banken och kommer därför att ha den nödvändiga kodningen. Sekundära funktioner inkluderar spårbarhet, noggrannhet och transaktionskommunikation. Alla dessa faktorer fungerar tillsammans för att dokumentera en transaktion så att korrekt bokföring är möjlig. Dessutom måste risken för intern eller extern stöld minimeras.
Om insättningar görs av flera personer på flera platser är spårbarhet ett problem. De bästa affärsinsättningarna kommer att ha ett sätt att spåra som gjorde insättningen, när och var. Detta kan åstadkommas med en speciell linje på slipen som undertecknas av insättaren. Flera koldioxidavlagringar är användbara för att öka spårbarheten, med kopior som hålls av insättaren och handledaren och överlämnas till banken.
noggrannhet är en viktig faktor för att välja att varaSt Business Deposit Slips eftersom felaktiga data kan resultera i överdräkt och bankavgifter eller felaktigheter i kundkonton. För att öka noggrannheten kan företag välja att använda datorgenererade insättningsslips. Om insättningsskedjan ska handfullas bör det finnas tillräckligt med utrymme för alla kontroller som ska listas och linjer för varje valör av räkningar som ska registreras separat. Anställda bör vara skyldiga att skriva snyggt på alla insättningsslips.
Transaktionskommunikation kan vara uppenbar i ett litet företag, men mindre i ett mycket stort företag. Bokförare måste veta när insättningar erkänns av banken, vilket konto som ska krediteras av insättningen och insättningsformen. Spridda operationer kan leda till att flera personer hanterar insättningen. Därför kan inte bara flera kopior av affärsavsättningar vara viktiga, utan ett insättningsregister som liknar ett checkregister börockså upprätthålls.
Ett företag måste göra flera bestämningar för att minimera risken för stöld. Storleken på den typiska affärstransaktionen och mängden kontanter kontra andra betalningsmedel bör vara kända. Andra fakta som ska samlas in är om verksamheten använder handfulla eller datorgenererade glider, frekvensen av insättningar som gjorts under banktiden jämfört med användningen av nattdroppar, och om insättningar kommer att göras av olika personer eller av samma eller två personer. Ju större kontanttransaktion, desto mer användning av nattfall och upprepad insättning av samma person ökar risken för stöld av externa agenter och av anställda. Engångspåsar med engång av plastinsättningar med flera koldioxidförvaringslister hjälper till att avskräcka nattavlagring.
De bästa affärsinsättningarna kommer att innehålla ovanstående faktorer, i förekommande fall. De kan sträcka sig i storlek från plånbokstorleken till en multipage-rapport som genereras av redovisningsprogramvara. I alla fall borde de be logiska, ordnade och lättförstås av alla användare. Business Deposit Slips, även om de inte ses av kunder, bör också förmedla ett professionellt utseende.