Jak wybrać najlepsze kupony biznesowe?
Najlepsze dokumenty depozytowe dla firm spełniają podstawowe wymagania banku i spełniają odpowiednio drugorzędne funkcje tego ważnego dokumentu biznesowego. Dokumenty depozytowe są zazwyczaj zamawiane za pośrednictwem banku, a zatem będą miały wymagane kodowanie. Dodatkowe funkcje obejmują identyfikowalność, dokładność i komunikację transakcji. Wszystkie te czynniki działają razem, aby udokumentować transakcję, dzięki czemu możliwa jest dokładna księgowość. Ponadto należy zminimalizować ryzyko kradzieży wewnętrznej lub zewnętrznej.
Jeśli depozyty są dokonywane przez wiele osób w wielu lokalizacjach, identyfikowalność stanowi problem. Najlepsze kupony depozytów biznesowych będą miały sposób na ustalenie, kto dokonał wpłaty, kiedy i gdzie. Można tego dokonać specjalną linią na dowodzie podpisaną przez deponenta. Wiele kuponów depozytów węgla jest użytecznych dla zwiększenia identyfikowalności, z kopiami przechowywanymi przez deponenta i przełożonego i przesyłanymi do banku.
Dokładność jest ważnym czynnikiem przy wyborze najlepszych kwitów depozytowych dla firm, ponieważ nieprawidłowe dane mogą powodować przekroczenie salda i opłaty bankowe lub nieścisłości na kontach klientów. Aby zwiększyć dokładność, firmy mogą zdecydować się na korzystanie z generowanych komputerowo kwitów depozytowych. Jeśli odcinki wpłat mają być wypełniane ręcznie, należy zapewnić wystarczającą ilość miejsca na listę wszystkich czeków, a wiersze dla każdego nominału rachunków należy rejestrować osobno. Od pracowników należy wymagać starannego pisania na wszystkich kwitach depozytowych.
Komunikacja transakcyjna może być oczywista w małym przedsiębiorstwie, ale mniej w bardzo dużym przedsiębiorstwie. Księgowi muszą wiedzieć, kiedy bank rozpoznaje depozyty, jakie konto powinno być zasilone przez depozyt oraz formę depozytu. Rozproszone operacje mogą spowodować, że kilka osób obsłuży depozyt. Dlatego ważne mogą być nie tylko liczne kopie kwitów depozytów biznesowych, ale należy również prowadzić rejestr depozytów podobny do rejestru czeków.
Firma musi dokonać kilku ustaleń, aby zminimalizować ryzyko kradzieży. Rozmiar typowej transakcji biznesowej i kwota gotówki w porównaniu z innymi środkami płatniczymi powinny być znane. Inne fakty, które należy zebrać, dotyczą sytuacji, gdy firma korzysta z ręcznie wypełnionych lub wygenerowanych komputerowo odcinków, częstotliwości depozytów dokonywanych w godzinach bankowych w porównaniu do korzystania z nocnych spadków, a jeśli depozyty będą dokonywane przez różne osoby lub przez tę samą osobę, lub dwoje ludzi. Im większa transakcja gotówkowa, tym większe wykorzystanie nocnych kropli i powtarzające się wpłaty dokonywane przez tę samą osobę zwiększają ryzyko kradzieży przez agentów zewnętrznych i pracowników. Jednorazowe plastikowe torby depozytowe z wieloma biznesowymi dokumentami depozytowymi z węgla pomagają powstrzymać kradzież depozytów w nocy.
Najlepsze kupony depozytów biznesowych będą zawierać powyższe czynniki, odpowiednio. Mogą one wahać się od arkusza do wycinania wielkości portfela do wielostronicowego raportu generowanego przez oprogramowanie księgowe. We wszystkich przypadkach powinny być logiczne, uporządkowane i łatwe do zrozumienia dla wszystkich użytkowników. Kupony depozytów biznesowych, chociaż nie są widoczne dla klientów, powinny również zapewniać profesjonalny wygląd.