Co je to podpisový soubor?

Podpisový soubor je malý textový soubor, který je připojen ke konci e-mailu. Obsahuje podpis a další informace, například telefonní číslo nebo adresu webového serveru. Použití jednoho šetří čas a energii, protože můžete nastavit, aby byl připojen pokaždé, když odešlete e-mail, a nemusíte opakovaně psát stejné informace.

Většina e-mailových programů a služeb umožňuje vytvořit soubor podpisu jako součást programu nebo aplikace. Mnoho vám také umožní přidat soubor, který byl vytvořen pomocí textového editoru. Soubor lze obvykle přidat přejít do části „Možnosti“ e-mailového programu.

Obsah souboru podpisu je neomezený. Může obsahovat text, webové odkazy a dokonce i fotografie nebo umělecká díla. Obvykle bude kromě kontaktních informací, jako je telefonní nebo faxové číslo nebo odkaz na web, obsahovat podpis. Mnoho firemních uživatelů také přidává své firemní logo. Lidé, kteří ve svém osobním e-mailu používají podpisový soubor, se také často rozhodnou zahrnout oblíbenou nabídku nebo říct, že buď definují své přesvědčení, nebo je inspirují.

Přestože existuje mnoho možností při použití souboru podpisu, při vytváření pro obchodní použití se obvykle doporučuje dodržovat určité protokoly. Klíčovým bodem, který si musíte zapamatovat, je udržovat jej profesionálně, aniž by byl příliš neformální. Například při použití souboru podpisu v obchodním e-mailu je nejlepší, pokud vynecháte osobní nabídku. Doporučujeme také ponechat mezeru mezi poslední větou zprávy a podpisovou částí souboru. Díky tomu je čistý a čistý a snadno se zvýrazní kontaktní informace.

Jednou z hlavních výhod při vytváření podpisového souboru je, že většina e-mailových aplikací umožňuje použití více než jednoho souboru. To se hodí, zejména pro obchodní použití, protože můžete soubor uspokojit pro různé klienty nebo v různých fázích podnikání. Jakmile existuje navázaný vztah s klientem, může vypadat podpis, který je o něco méně formální, lepší. Pro lidi, kteří odesílají e-maily ze soukromého účtu, může být změna souboru užitečná pro rozlišení mezi přáteli, rodinou a méně osobními kontakty.

Přestože se nejčastěji používá pro soubor s podpisem pro e-mail, lze jej použít i v jiných aplikacích. Některé služby okamžitých zpráv (IM) umožňují přidávání jedné, jakož i některé skupiny Usenet. To je také běžně vidět na chat fóra.