署名ファイルとは何ですか？

署名ファイルは、電子メールの最後に添付される小さなテキストファイルです。 署名と、電話番号やWebサイトのアドレスなどのその他の情報が含まれています。 これを使用すると、電子メールを送信するたびに添付するように設定でき、同じ情報を繰り返し入力する必要がないため、時間とエネルギーを節約できます。

ほとんどの電子メールプログラムおよびサービスでは、プログラムまたはアプリケーションの一部として署名ファイルを作成できます。 多くの場合、ワードプロセッシングプログラムを使用して作成されたファイルを追加することもできます。 通常、電子メールプログラムの[オプション]セクションに移動して、ファイルを追加できます。

署名ファイルの内容は無限です。 テキスト、Webリンク、さらには写真やアートワークを含めることができます。 通常、電話番号やFAX番号などの連絡先情報、またはWebサイトへのリンクに加えて、署名が含まれます。 多くのビジネスユーザーも会社のロゴを追加します。 多くの場合、個人の電子メールで署名ファイルを使用する人は、自分の信念を定義するか、または彼らを鼓舞するお気に入りの引用または発言を含めることも選択します。

署名ファイルを使用する場合、多くのオプションがありますが、通常、業務用に作成する場合は特定のプロトコルに従うことをお勧めします。 過度に非公式にならずにプロフェッショナルに保つことは、通常、覚えておくべき重要なポイントです。 たとえば、ビジネス用の電子メールで署名ファイルを使用する場合は、個人的な引用を省略するのが最適です。 また、メッセージの最後の文とファイルの署名部分の間にスペースを空けることをお勧めします。 これにより、クリーンで整頓され、連絡先情報が簡単に強調表示されます。

署名ファイルを持つ主な利点の1つは、ほとんどの電子メールアプリケーションで複数のファイルを使用できることです。 これは、さまざまなクライアントまたはビジネスのさまざまな段階でファイルを提供できるため、特にビジネスでの使用に役立ちます。 クライアントとの関係が確立されると、わずかに形式的ではない署名の方が見栄えがよくなります。 個人アカウントから電子メールを送信する人にとって、ファイルを変更すると、友人、家族、個人的な連絡先を区別するのに便利です。

署名ファイルの最も一般的な用途は電子メールですが、他のアプリケーションでも使用できます。 いくつかのインスタントメッセージング（IM）サービスでは、いくつかのUsenetグループを追加できます。 チャットフォーラムでもよく見られます。