Qu'est-ce qu'un fichier de signature?
Un fichier de signature est un petit fichier texte joint à la fin d'un courrier électronique. Il contient une signature et d'autres informations, telles qu'un numéro de téléphone ou l'adresse du site Web. Son utilisation vous permet de gagner du temps et d’économiser de l’énergie, car vous pouvez configurer l’attachement à chaque fois que vous envoyez un e-mail et vous n’aurez pas à taper plusieurs fois les mêmes informations.
La plupart des programmes et services de messagerie permettent la création d'un fichier de signature dans le cadre du programme ou de l'application. Beaucoup vous permettent également d'ajouter un fichier créé à l'aide d'un programme de traitement de texte. En règle générale, vous pouvez ajouter le fichier en vous rendant dans la section «Options» du programme de messagerie.
Le contenu d'un fichier de signature est illimité. Il peut contenir du texte, des liens Web et même des photos ou des œuvres d'art. En règle générale, il contiendra une signature en plus des informations de contact, telles qu'un numéro de téléphone ou de fax, ou le lien vers un site Web. De nombreux utilisateurs professionnels ajoutent également le logo de leur entreprise. Souvent, les personnes qui utilisent un fichier de signature dans leur courrier électronique personnel choisissent également d'inclure une citation préférée ou de dire que soit définit leurs croyances ou les inspire.
Bien qu'il existe de nombreuses options lors de l'utilisation d'un fichier de signature, il est généralement recommandé de suivre certains protocoles lors de la création pour un usage professionnel. Rester professionnel sans être trop informel est généralement le point clé à retenir. Par exemple, lorsque vous utilisez un fichier de signature dans un courrier électronique professionnel, il est préférable d’omettre un devis personnel. De plus, il est recommandé de laisser un espace entre la dernière phrase de votre message et la partie signature du fichier. Cela le garde propre et net et met facilement en évidence les informations de contact.
L'un des principaux avantages d'un fichier de signature est que la plupart des applications de messagerie permettent l'utilisation de plusieurs fichiers. Cela est pratique, en particulier pour une utilisation professionnelle, car vous pouvez traiter le fichier pour différents clients ou à différentes étapes de l’entreprise. Une fois la relation établie avec un client, une signature légèrement moins formelle peut sembler meilleure. Pour les personnes qui envoient des e-mails depuis un compte privé, il peut être utile de modifier le fichier pour différencier les amis, la famille et les contacts moins personnels.
Bien que le fichier de signature soit le plus souvent utilisé pour le courrier électronique, il peut également être utilisé avec d'autres applications. Certains services de messagerie instantanée (IM) permettent d’en ajouter un, ainsi que certains groupes Usenet. On le voit aussi couramment dans les forums de discussion.